Comment créer et déclarer un organisme de formation ?

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Comment créer une entreprise de prestations de formation ? Comment être reconnu organisme de formation et profiter des avantages liés ? Comment obtenir un agrément ? Sous quel statut juridique exercer ?

On compte aujourd’hui en France environ 63 000 organismes de formation, contre 45 000 seulement en 2001. Le marché de la formation est en progression constante et représente un chiffre d’affaires d’environ 14 milliards d’euros.

Le nombre d’organismes de formation (écoles, centres de formation, formateurs indépendants) est bien plus élevé en France que dans les autres pays européens, ce qui montre un marché plus ouvert et moins contrôlé.

A noter que 40% des organismes de formation sont privés.

Le marché de la formation en France.

Le marché de la « formation professionnelle continue », bien qu’en recomposition permanente, ne connaît pas la crise. A partir de 2009, les entreprises ont toutefois décidé de se concentrer sur leurs besoins de formation prioritaires (métiers, technique) au détriment des thèmes de formation plus généralistes (communication, management, développement personnel). Le marché de la formation des demandeurs d’emploi est quant à lui en pleine expansion, du fait des politiques publiques et de l’augmentation du nombre de chômeurs.

Le marché de la formation présente les principales caractéristiques suivantes :

  • Un quart des organismes de formation sont des particuliers auto-entrepreneurs / micro-entrepreneurs,
  • Le marché est dopé par les fonds des formation ou « OPCA » (organismes collecteurs paritaires agréés), qui collectent les cotisations permettant de financer la formation professionnelle, au travers de dispositifs variés tels le compte personnel de formation (CPF) ou encore le congé individuel de formation (CIF),
  • L’Etat, les régions et Pôle Emploi font aussi partie des financeurs principaux des actions de formation,
  • Les barrières à l’entrée sont faibles, ce qui explique que de nombreuses entreprises viennent à la formation alors que ce n’est pas leur coeur de métier,
  • La concurrence est forte, et les nouveaux entrants nombreux, qu’ils soient associations, syndicats, particuliers…
  • Le marché est en réalité assez concentré : 5% des organismes de formation représentent 70% du chiffre d’affaires du secteur,
  • Les principaux sous-segments de marché sont les suivants :
    • formation des demandeurs d’emplois : marché dominé par les organismes de formation publics ou semi-publics,
    • formation des salariés : marché dominé par les organismes de formation privés,
    • formation des particuliers sans financement extérieur,
  • Chaque sous-segment a ses caractéristiques et ses règles de financement propres,
  • Le chiffre d’affaires annuel moyen par organisme de formation est de 216 000 €,
  • Le chiffre d’affaires par heure et par stagiaire est de 11,80 €,
  • La durée moyenne des formations est en baisse (40 heures en moyenne, contre 80 heures au début des années 2000),
  • Le marché de la formation, traditionnellement libre et ouvert, est de plus en plus réglementé (voir ci-dessous).

La réglementation de la formation en France.

La déclaration en tant qu’organisme de formation et l’obtention d’un numéro de formateur.

La déclaration d’activité auprès de l’administration est obligatoire si l’on souhaite être reconnu en tant qu’organisme de formation professionnelle continue (FPC) doté d’un numéro de formateur et bénéficier du financement par les fonds de formation. La demande se fait au niveau régional auprès de la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi), et plus précisément auprès du service du contrôle de la formation professionnelle.

La déclaration concerne toute personne physique ou morale (y compris auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs) qui réalise des prestations de formation professionnelle, quel que soit son statut ou son activité principale.

Attention : Cette déclaration ne vaut que pour la formation professionnelle des employés ou des demandeurs d’emploi. Elle ne concerne ni les cours donnés dans le cadre d’un cursus de formation initiale (étudiants, écoliers ou apprentis), ni le soutien scolaire, ni les actions d’information, de conseil, de coaching, ni les thérapies de bien-être, ni les prestations de loisirs.

L’organisme formateur doit effectuer la déclaration au moment du lancement d’une première action de formation, sans dépasser un délai de 3 mois après la signature de cette première convention. La première convention sera donc signée sans avoir obtenu le numéro de formateur, ce qui est normal.

Voici la liste des pièces à fournir (susceptible de varier légèrement d’une région à l’autre) :

  1. un formulaire de déclaration d’organisme de formation (Cerfa n° 10782*04) : Déclaration organisme de formation cerfa_10782-04 (aidez-vous de la Notice d’aide déclaration organisme de formation)
  2. un certificat d’inscription à l’INSEE (avis de situation SIRENE) ou un K-bis de moins de 3 mois si société,
  3. une première convention de formation signée avec une entreprise bénéficiaire, ou un premier contrat de formation signé avec un particulier (demandeur d’emploi par exemple) :
  4. le programme détaillé de la première action de formation, décrivant :
    • les objectifs de la formation
    • le public concerné
    • les prérequis nécessaires pour la formation
    • le contenu pédagogique détaillé pour chaque jour de formation
    • les modalités de contrôle des connaissances
    • en plus pour les formations à distance : le détail des séquences et de leur évaluation, la description des travaux demandés aux stagiaires et le temps imparti, les moyens d’organisation ainsi que les moyens d’assistance pédagogique et technique.
  5. la liste des formateurs et leur CV,
  6. le CV et la lettre de motivation de la première personne formée,
  7. un extrait de casier judiciaire du responsable de l’organisme de formation (cliquez ici pour en faire la demande en ligne).

Rapprochez-vous de votre DIRECCTE régionale pour en savoir plus sur le contenu du dossier à constituer.

La liste des organismes de formation.

Cliquez sur ce lien pour consulter la liste des organismes de formation enregistrés en France, et les numéros de formateur correspondants.

L’exonération de TVA.

Les organismes qui réalisent des opérations de formation professionnelle continue peuvent demander à être exonérés de TVA pour leurs actions de formation. Ils doivent obtenir de l’autorité administrative une attestation ; il faut pour cela remplir le formulaire Cerfa n° 10219*08 / 3511-SD « demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue ». L’administration dispose d’un délai de 3 mois pour répondre. Le remplissage  du formulaire est très simple ; il devra être adressé à la DIRECCTE de votre région.

L’exonération de TVA est applicable à partir du jour de réception de la demande par la DIRECCTE. Elle n’est pas rétroactive.

Remarques importantes :

  • En cas d’exonération de TVA, il faudra indiquer la mention Exonéré de TVA selon l’art. 261 du CGI sur les factures, ainsi que la mention du numéro d’organisme de formation.
  • La demande d’exonération de TVA n’est utile que pour les organismes qui sont soumis à la TVA. Elle leur permettra de facturer hors taxe, ce qui peut se révéler être un avantage financier important pour les bénéficiaires qui ne peuvent pas récupérer la TVA.
  • Attention cependant, être exonéré de TVA signifie en contrepartie que l’organisme de formation ne pourra plus récupérer la TVA sur ses achats liés aux activités de formation.

Une nouveauté : les labels de formation.

Un décret de juin 2015 a renforcé les obligations en matière de qualité des actions de formation professionnelle : à partir du 1er janvier 2017, les financeurs (OPCA, État, régions, Pôle-Emploi) doivent s’assurer de la qualité des établissements de formation sur la base de certains critères tels que la qualification professionnelle des formateurs, l’adéquation des moyens pédagogiques avec les objectifs, ou encore la prise en compte des remarques des stagiaires.

Des labels ont été mis en place, qui certifient la qualité des organismes de formation : Label « certif Région », Certification de conformité en Formation Professionnelle de AFNOR Certification, Label Eduform – Ministère de l’éducation nationale, Qualicert, et bien d’autres labels.

L’organisme de formation qui obtient un de ces labels pourra figurer dans le catalogue de formations des OPCA, et donc voir ses formations financées.

Les obligations en tant qu’organisme de formation.

Les principales obligations sont les suivantes :

  • Produire un bilan pédagogique et financier des actions de formation, une fois par an (bilan à saisir en ligne),
  • Respecter les règles relatives à la comptabilité : les actions de formations doivent êtres comptabilisées et suivies à part des autres activités de l’entreprise,
  • Des informations doivent être transmises aux stagiaires :
    • règlement intérieur,
    • programme et objectifs,
    • liste des formateurs,
    • modalités d’évaluation,
    • coordonnées de la personne en charge de la session de formation,
    • tarifs, conditions et modalités de paiement,
    • attestation de fin de formation.

D’autre part, les titres et diplômes des formateurs sont susceptibles d’être contrôlés par l’administration.

Les clés de la réussite pour un organisme ou un cabinet de formation.

La réussite d’un cabinet de formation dépend de sa capacité à proposer un catalogue de formations attrayant et cohérent avec la demande du marché, et à « remplir » ses sessions de formation. Il conviendra de calculer un seuil de rentabilité pour chaque session de formation: il s’agit de déterminer le nombre minimal d’inscriptions nécessaires pour rentabiliser l’opération.

L’organisme de formation pourra se spécialiser sur un ou plusieurs types de clientèles :

  • les salariés des entreprises,
  • les particuliers,
  • les demandeurs d’emploi : dans ce dernier cas, le coût horaire par stagiaire ne doit pas dépasser 14 € de l’heure en moyenne,

Un bon formateur est disponible, pédagogue, curieux et attentif aux nouveautés et tendances de son secteur d’intervention.

Enfin, créer un centre de formation implique de disposer de locaux spacieux et agréables, respectant les normes relatives aux ERP (établissements recevant du public) : sécurité incendie, extincteurs et accessibilité des locaux aux personnes handicapées.

Quel est le meilleur statut juridique pour un centre de formation ?

L’activité de formation étant de nature libérale, la création de l’entreprise se fera auprès du centre de formalités de l’URSSAF.

Les différents statuts envisageables pour un formateur seul sont :

  • La micro-entreprise (ex-auto-entreprise) : c’est un statut très simplifié qui permet d’être exonéré de la TVA sur les ventes. C’est un statut tout à fait adapté pour démarrer,
  • L’entreprise individuelle en nom propre (EI) : c’est un statut adapté mais qui peut réserver quelques surprises en ce qui concerne le paiement des cotisations ; en effet, ces dernières étant calculées sur les bénéfices de l’année, elles sont susceptibles de varier brutalement d’une année à l’autre (régularisations douloureuses à la clé),
  • L’EURL (SARL à associé unique) : c’est certainement le statut le plus adapté pour un formateur seul. Le gérant détermine lui-même sa rémunération, qui sert de base au calcul des cotisations sociales,
  • La SASU : ce régime juridique est adapté mais plus coûteux que l’EURL en terme de cotisations sociales,
  • Pour plus de détails sur les différents statuts possibles, cliquez sur chacun des liens ci-dessus.

Les étapes de la création d’une activité de formation.

Voici les principales étapes pour s’installer formateur ou créer un centre de formation :

Comment établir vos devis et factures en tant qu’organisme de formation ?

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