GED : une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise

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Vous souhaitez instaurer la gestion numérique des documents pour votre entreprise ? Cet article vous propose quelques pistes pour y parvenir efficacement.

La GED, gestion électronique des documents, ou Electronic Document Management EDM en anglais, est l’ensemble des procédés informatiques destinés à organiser et gérer des informations et les documents électroniques.

Nos conseils pour réussir votre passage à la Gestion Electronique de Document (GED).

L’évolution technologique a permis à l’humanité d’adopter de nouvelles habitudes face au travail. Ainsi, l’outil informatique fait partie du quotidien des travailleurs, car il facilite réellement certaines tâches. Le papier est donc beaucoup moins utilisé qu’auparavant et est remplacé par les fichiers numériques. Toutefois, bien que dématérialisées, ces derniers doivent être gérés et organisés, notamment au sein d’une entreprise. C’est alors qu’on parle de gestion électronique de document.

Quel est l’intérêt de la GED ?

En termes simples, gérer ses documents numériques c’est utiliser un ensemble de procédés informatisés pour organiser, indexer, classer, rechercher et exploiter aisément ceux-ci au sein d’une organisation. Il s’agit d’une méthode de plus en plus utilisée, en raison des nombreux avantages qu’elle comporte.

En effet, la GED, liée intrinsèquement à l’utilisation de l’outil informatique permet déjà un gain de place, en réduisant les archives papier. Ainsi vous gagnerez en temps mais aussi en réactivité, grâce à la possibilité de recherche instantanée de documents. Mieux, ce procédé permet un accès facile aux documents même en dehors de l’entreprise.

En outre, La gestion électronique de document facilite l’échange d’informations au sein d’une organisation, ce qui le rend extrêmement pratique. Elle a recours à l’archivage électronique, pour un classement méthodique des documents, notamment en fonction de leurs sources. Ainsi, pour bénéficier d’un conseil en gestion électronique de document, ou des prestations d’archivages, il est intéressant de recourir à un prestataire compétent.

GEDQue dire de l’archivage ?

C’est un moyen bien connu pour le rangement des documents physiques et qui s’applique aussi aux fichiers numériques. Dans le cas de la GED, il consiste à conserver intégralement les données, de sorte à en faire une base numérique accessible que vous pourrez consulter à tout moment. C’est un procédé efficace pour pérenniser votre patrimoine documentaire, et en faciliter l’exploitation.

En assurant un accès facile à vos différents dossiers clients, l’archivage vous permet de traiter plus rapidement, et de manière plus efficace les demandes. Il permet également de fournir certains documents nécessaires pendant un contrôle fiscal ou administratif, un audit ou même à l’occasion d’un conflit d’intérêt. Par ailleurs, ce procédé peut être très utile dans le redémarrage des activités, notamment après un incident.

Somme toute, en misant sur l’archivage pour votre GED, vous gagnez en efficacité et en temps et vous marquez des points auprès de votre clientèle. Avec tous les avantages qui lui sont liés, la GED est créatrice de valeur ajoutée pour votre organisation d’entreprise. A propos de valeur ajoutée, il existe certains logiciels indispensables pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Grâce à ce lien, vous en saurez davantage.

Comment faciliter la transition ?

Pour que votre le passage à la gestion électronique de document aboutisse, il est essentiel de penser à impliquer tout le monde. En effet, un tel projet constitue un véritable changement pour l’entreprise dans sa globalité. Et la possibilité que certains employés ou associés ne comprennent pas, ou ne saisissent pas les enjeux d’une GED n’est pas à exclure.

Ainsi, il est recommandé de procéder au préalable à une sensibilisation globale. Il s’agira de mettre en place une démarche d’accompagnement et de changement. Elle démarrera par une présentation explicite des concepts et des enjeux associés. Vous pouvez également organiser des ateliers ou formations et prévoir un accompagnement régulier après la mise en place de la GED. Faites-vous accompagner par des experts pour réussir cette transition. 

Vous désirez en savoir plus sur le sujet ? Ce lien vous serait utile à cet effet.

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