Chef d’entreprise : comment optimiser son temps efficacement ?

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Qu’est-ce que l’optimisation du temps pour un chef d’entreprise ? Comment s’organiser pour gagner du temps et améliorer son efficacité de chef d’entreprise ?

Dans cet article nous aborderons l’épineuse question du temps qui semble souvent manquer à tout entrepreneur. Voyons comment mettre en perspective cette contrainte de 24 heures lorsqu’il vous semble parfois nécessaire de disposer de 35 heures journalières !

Le temps qu’un entrepreneur dédie à son travail s’inscrit dans son temps de vie global. Vous devez ainsi composer quotidiennement avec vos différents plannings :

  • professionnel,
  • personnel,
  • familial,
  • et social.

Optimiser son temps de chef d’entreprise, ça sert à quoi ?

Voyons ce qu’une meilleure organisation peut améliorer dans votre quotidien :

  • réduire votre stress,
  • gagner en efficacité et en productivité,
  • développer vos réseaux relationnels,
  • permettre de vous aménager des temps de repos,
  • et de manière générale, être plus serein.

Cependant optimiser son temps n’est pas toujours une évidence, des biais peuvent entrer en confrontation avec votre volonté de mieux vous organiser.

Organisation et gestion du temps de travail : votre pire ennemi c’est vous-même !

Différents facteurs peuvent brider votre capacité à vous organiser, de façon ponctuelle ou permanente, mais heureusement ils ne sont pas insurmontables…

1) La procrastination.

Que l’entrepreneur qui n’a jamais procrastiné jette la première pierre ! Vous avez très probablement entendu (et tenté de réfréner parfois en vain) cette petite voix qui vous suggère de remettre au lendemain un dossier, ou encore de ne pas répondre tout de suite à un e-mail. Oui mais voilà, “Demain” est arrivé et votre dossier s’accompagne maintenant de nouveaux imprévus. Vos mails (devenus urgents) ont été rejoints par beaucoup d’autres…

Il est important de faire la distinction entre procrastination et patience. Remettre au lendemain des tâches ingrates nécessaires, aura une incidence négative sur votre travail, ainsi que sur votre estime de soi en raison du sentiment de culpabilité éprouvé. La patience quant à elle vous permet d’augmenter une échéance temporelle dans un but stratégique.

Voir aussi notre article La procrastination, ennemie n°1 du chef d’entreprise.

2) La résistance au changement.

Votre système de pensée peut également être à l’origine de certaines déconvenues en terme de gestion de votre temps de travail. Ainsi, vous pourrez avoir des pensées négatives et faire preuve de rigidité face au changement. Il est nécessaire de laisser suffisamment de temps à votre nouvelle organisation pour qu’elle devienne alors une habitude.

3) Les distractions.

Votre environnement est fait de distractions. Entre stimuli marketing et contraintes personnelles, difficile de trouver l’équilibre interne et externe propice à votre concentration.

4) Les idées reçues.

Nous avons tous des systèmes de croyances différents et le sujet de l’organisation du temps de travail n’y déroge pas. Il est possible d’éprouver l’idée que s’organiser :

  • demande plus de temps qu’il n’en accordera à l’avenir,
  • fait perdre en spontanéité et donc en créativité,
  • etc.

Le fait est que l’optimisation de votre temps de travail permet au contraire de gagner en efficacité et de dégager du temps de création.

6 astuces pour mieux gérer son temps de travail.

1) Déléguez.

Apprendre à déléguer est une condition sine qua non du métier de dirigeant. Il n’est pas rare qu’un entrepreneur soit “multitâches”, par obligation ou par manque de moyens, notamment lors du lancement de son activité. Cependant, avec un accroissement d’activité, seules des embauches ou l’appel à la sous-traitance vous permettront de vous concentrer sur l’essentiel.

2) Anticipez.

L’anticipation demande de la rigueur et du réalisme. Planifiez et définissez des objectifs clairs, chiffrés et atteignables. Optez pour des jalons qui vous permettront une évaluation à mi-parcours et une réévaluation de vos échéances.

3) Trouvez vos propres méthodes.

Que vous travailliez en équipe ou en solo, en bureau ou en itinérant, les méthodes d’organisation et d’optimisation de votre temps de travail ne seront pas les mêmes.

Vous pourrez ainsi envisager :

  • un aménagement de l’espace de travail (rangement, classification, etc),
  • d’avoir un agenda numérique collaboratif et partagé,
  • de créer votre bullet journal,
  • d’avoir un planning hebdomadaire version papier,
  • de faire des to-do-lists,
  • d’automatiser certaines tâches (logiciels, machines-outils…),
  • etc.

4) Priorisez.

Il est impératif de limiter les activités chronophages et non productives. Définissez des plages horaires pour les activités courantes en fonction de leur importance et du temps nécessaire à les rendre effectives. Cela vous permettra de mieux intégrer les tâches urgentes dans votre planning.

5) Restez concentré.

Être monotâche doit devenir un objectif. Cela ne signifie pas qu’il vous faille abandonner le reste, il s’agit plutôt d’arriver à se concentrer sur une tâche précise à un instant T, avant de passer à la suivante. Stop aux distractions inutiles, coupez vos notifications Facebook, éteignez votre téléphone personnel.

Vous travaillez en open space ? Pensez aux bouchons d’oreilles ou à un casque avec de la musique.

Vous travaillez en équipe ? Réservez du temps spécifique pour les échanges avec vos collaborateurs. Une réunion hebdomadaire (physique ou virtuelle) pour débriefer est un excellent moyen de rester à l’écoute. Si vous organisez des réunions de travail définissez un ordre du jour ainsi que les tâches à attribuer à chacun à l’issue de la réunion. Cela permettra, à vos collaborateurs, une compréhension optimale des objectifs.

6) Faites des pauses.

S’octroyer des temps de pause n’est pas une option, c’est indispensable. Il est prouvé que cela augmente la productivité, la concentration et réduit le stress. Une petite sieste de 30 minutes vous fera ainsi le plus grand bien !

Un outil Excel pour bien gérer son temps de chef d’entreprise.

WikiCréa a conçu un outil Excel pour analyser et redéfinir votre gestion du temps hebdomadaire.

Pour accéder à notre outil Excel, voir notre article : Gestion du temps : un outil Excel pour les chefs d’entreprise (gratuit).

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