Gestion du temps : un outil Excel pour les chefs d’entreprise (gratuit)

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Comment instaurer une bonne gestion du temps ? Comment bien organiser son emploi du temps ? Comment bien équilibrer son emploi du temps ? Comment reprendre le contrôle de son emploi du temps ? Cet article vous propose un outil Excel gratuit de gestion du temps.

A en croire le succès international du best-seller de David Allen sur la méthode GTD de gestion du temps, l’organisation des journées donne du fil à retordre à beaucoup de monde. Qui plus est quand on est chef d’entreprise et que l’on doit souvent gérer de front (ou superviser) aussi bien les aspects stratégiques, qu’administratifs et opérationnels de son entreprise !

Vos “to-do list” s’allongent et il ne vous reste que trop peu (ou plus) de place libre dans votre agenda ? Vous n’arrêtez pas et pourtant vous avez l’impression de ne pas avancer et de ne rien faire de vos journées ? Vous ne savez pas où passe votre temps ?

A moyen ou long terme, le stress généré par cette situation risque de jouer sur votre motivation et/ou votre santé et/ou votre vie affective et sociale. Il est temps d’agir avant que cela ne perdure !

La gestion de votre temps n’attend pas. Retrouvez un rythme de vie sain et sur-mesure en trois étapes et un outil.

Gestion du temps, étape n°1 : La prise de conscience.

La première étape consiste à faire le point sur la manière dont vous occupez vos journées, et ce sur une semaine complète. Cela peut paraître fastidieux mais ce travail est pourtant primordial pour avancer. Si cette tâche ne vous motive pas, gardez à l’esprit qu’il est parfois nécessaire de perdre un peu de temps pour pouvoir en gagner !

Tous les jours durant une semaine, notez donc toutes vos activités et le temps que vous y consacrer. Choisissez une semaine qui s’annonce « classique » pour qu’elle soit représentative de votre emploi du temps.

Pour vous aider, téléchargez notre fichier Excel « Mieux organiser et gérer son temps » disponible au bas de cet article.

Ce travail va vous permettre de faire un bilan sur le nombre d’heures que vous dédiez chaque jour (et de manière hebdomadaire) à chacune de vos activités. Cette vision « par activité » mettra d’ores et déjà en lumière certains risques auxquels vous pouvez être exposé, et ce de manière objective : risques pesant sur votre santé physique et morale, sur votre entreprise, sur votre vie affective et sociale…

Gestion du temps, étape n°2 : La prise de décision.

Le bilan de votre semaine doit vous amener à rééquilibrer votre emploi du temps sur la base des réflexions suivantes :

  • Ce dont vous êtes satisfait en termes d’organisation et de temps dédié à certaines activités,
  • Les activités auxquelles vous voudriez consacrer plus de temps (temps familial, activités récréatives…),
  • Les activités auxquelles vous voudriez consacrer moins de temps (transport, tâches domestiques…),
  • Les activités sur lesquelles vous avez un levier d’action (employer une personne pour se décharger de quelques tâches domestiques, faire garder vos enfants un soir par semaine pour se consacrer à une activité…). Consacrez-vous uniquement aux activités sur lesquelles vous avez une influence. En effet, le temps consacré à certaines tâches restera peut-être incompressible (transport…).

Notez vos nouveaux objectifs en terme de gestion du temps ! Veillez à ce qu’ils soient désirables et réalisables.

Gérer son temps, étape n°3 : La prise en main.

Vos objectifs de gestion de temps sont maintenant à traduire dans la planification d’une semaine-cible. Réorganisez (sur le papier) votre emploi du temps hebdomadaire. Vous serez beaucoup plus enclin à le respecter s’il est clairement écrit.

Votre nouveau planning doit refléter votre prise de conscience et doit respecter vos objectifs. Lors de cette étape, restez réaliste : votre semaine cible doit être pensée en fonction de votre rythme de vie, vos goûts et de vos obligations.

Appliquez le même principe que lorsque vous faites vos courses pour vos repas de la semaine : vous n’achèteriez pas uniquement de la salade verte sous prétexte d’être au régime puisque vous savez que ce ne serait ni réaliste ni souhaitable de ne manger que cela !

Il ne vous reste plus qu’à afficher votre nouveau planning à un endroit où vous pourrez facilement le consulter. Essayez de vous en approcher au maximum la semaine suivante, et encore un peu plus la semaine d’après… N’hésitez pas à le faire évoluer selon vos besoins.

Le temps ne nous attend pas alors prenez le pouvoir !

Un outil de gestion du temps à télécharger (Excel).

Cliquez ci-après pour télécharger notre outil de gestion du temps : Outil mieux organiser et gerer son temps

Cet outil s’utilise comme un test de gestion du temps, et un outil de décision pour mieux gérer votre planning hebdomadaire.

 

La rédactrice de cet article est Anne-Flore Adam, Docteur en entrepreneuriat, Formatrice et conseillère pour les entrepreneurs.

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