Prendre un stagiaire dans son entreprise : tout savoir

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Comment accueillir un stagiaire dans votre entreprise ? Qu’en est-il de la rémunération du stagiaire et de vos obligations ? Quels avantages, quelles formalités et conditions ?

Tout d’abord, un stagiaire n’est pas lié à l’entreprise par un lien de subordination contrairement à un salarié classique. Immergé au sein de la structure qui l’accueille, le stagiaire est là pour compléter les connaissances théoriques acquises au cours de son cursus scolaire ou universitaire.

Prendre un stagiaire présente des avantages. Mais tout entrepreneur souhaitant intégrer un stagiaire doit respecter un certain nombre de conditions fixées par la loi.

Comment prendre un stagiaire en entreprise ?

Pour accueillir votre stagiaire, nul besoin de contrat de travail, ni de déclaration préalable à l’embauche. C’est une convention régissant les modalités du stage qui devra être établie.

La convention de stage.

La convention de stage doit mentionner le nom de l’enseignant référent et du maître de stage, les activités qui seront confiées au stagiaire, l’intitulé de son cursus scolaire ou de formation, la durée et le volume horaire, les règles concernant les absences, le montant de la gratification et son mode de versement, les éventuels avantages en nature ainsi que le régime de protection sociale concerné.

La convention de stage mentionnera également le volume pédagogique (200h minimum) ainsi que les conditions d’encadrement au sein de l’entreprise.

La rédaction de la convention de stage devra revenir à l’établissement scolaire et doit être signée par :

  • la structure d’accueil,
  • l’organisme d’enseignement ou de formation,
  • l’enseignant référent,
  • le tuteur de stage,
  • et bien sûr le stagiaire lui-même.

Durée du stage et délai de carence.

La durée maximale d’accueil d’un même stagiaire est de 6 mois par année d’enseignement, sachant que 22 jours de présence ou 154 heures (consécutives ou non) équivalent à 1 mois.

Il existe un délai de carence dans le cas de stages successifs, sur un même poste. Ce délai est alors d’un tiers de la durée du stage précédent.

Prendre un stagiaire : quelles sont vos obligations ?

L’entreprise doit respecter certaines règles avant et pendant l’accueil des stagiaires :

  • les offres de stage publiées sur le web doivent être référencées spécifiquement comme telles. Remplacer un salarié en congé ou répondre aux besoins d’un accroissement d’activité par des stagiaires dépasse le cadre légal et soumet à cotisations les sommes versées au titre de la gratification,
  • l’entreprise veillera à ne pas dépasser le quota maximum de 3 stagiaires pour les entreprises de moins de 20 salariés, et de 15% de stagiaires sur l’effectif total pour les entreprises de 20 salariés et plus,
  • toutes les conventions de stage doivent figurer dans une section spécifique du registre du personnel,
  • un tuteur doit être désigné. Il veillera au respect de l’engagement pédagogique,
  • le stagiaire se verra également remettre une attestation de stage en fin de période. Celle-ci mentionne la durée et éventuellement le montant de la gratification perçue,
  • concernant les frais, l’entreprise a l’obligation de mettre en place les mêmes avantages que pour ses salariés (remboursement partiel des frais de transports, tickets repas ou accès au restaurant d’entreprise).

En cas de non-respect de ces obligations, une amende administrative de 2000€ par stagiaire est encourue.

Combien coûte un stagiaire ?

Le stagiaire ne perçoit pas de rémunération, mais une gratification peut lui être versée sous certaines conditions. Le coût d’un stagiaire dépendra de la durée du stage et des avantages accordés par l’entreprise.

Un stage d’une durée inférieure à deux mois n’est pas tenu d’être gratifié. Au-delà de 308 heures de présence (consécutives ou non) la gratification minimale est de 3,75€ par heure de présence.

Un autre coût est à prendre en compte, il s’agit de celui du temps passé à l’encadrement du stagiaire.

Le site du service public met à votre disposition un outil de simulation, pour vous aider à calculer le montant de la gratification.

Un micro-entrepreneur peut-il prendre un stagiaire ?

Toute structure entrepreneuriale est autorisée à signer une convention de stage. Les auto-entrepreneurs et micro-entreprises n’y dérogent pas.

Voir aussi notre article : Un auto-entrepreneur peut-il embaucher un stagiaire ?

Stagiaires en entreprise : les cas particuliers.

Les étudiants étrangers.

Les étudiants étrangers sont soumis à la réglementation française. L’entreprise devra donc répondre aux mêmes obligations qu’envers les étudiants stagiaires non étrangers.

L’action de formation préalable à l’emploi.

Les demandeurs d’emploi peuvent aussi prétendre à des stages en entreprise. Cela entre dans le cadre de l’Action de Formation Préalable au Recrutement (AFPR). La convention sera alors établie par Pôle Emploi. Le stage ne peut dépasser les 400h (à temps plein ou partiel) et l’indemnité ainsi qu’une partie des frais de transports seront pris en charge par Pôle Emploi.

En tant qu’entrepreneur, vous percevrez une aide de 5€ par heure de présence du stagiaire (soit 2000€ pour 400h). La démarche doit déboucher sur un CDD, allant de 6 mois à 1 an, à l’issue de la période en entreprise.

 

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