Outils de pilotage de l’entreprise : les incontournables

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Quels sont les principaux outils de pilotage d’une entreprise type PME ? Comment gérer son entreprise au jour le jour et à l’aide de quels indicateurs de performance ?

Définition : Piloter une entreprise consiste à contrôler et améliorer ses performances à l’aide de divers outils et indicateurs (remontées d’informations régulières). Le pilotage consiste donc à recueillir des informations pertinentes afin de les analyser, en vue de prendre les décisions les plus adaptées.

La notion de pilotage recoupe celle de « gestion » ou de « management » de l’entreprise.

On peut comparer la direction d’une entreprise au pilotage d’une voiture : le conducteur (chef d’entreprise) dispose de différents indicateurs (tableau de bord) qui l’alertent en temps réel sur le comportement et la santé de son véhicule. Amusons-nous à quelques correspondances :

  • niveau d’essence : trésorerie disponible,
  • vitesse : niveau d’activité,
  • régime moteur : niveau d’utilisation des moyens de production.

Le pilotage consiste donc à :

  • recueillir des informations,
  • les analyser et les interpréter,
  • prendre des décisions correctives.

Le but est de prévenir les risques, d’anticiper les difficultés et d’améliorer la performance organisationnelle et financière.

Or la plupart des PME connaissent des difficultés de gestion, faute d’outils de pilotage performants.

Trop de chefs d’entreprise attendent le bilan annuel pour analyser leur situation et prendre des décisions, mais il est parfois trop tard. D’autre part le suivi de trésorerie n’est pas suffisant car il ne permet pas de comprendre les raisons d’un bon ou mauvais niveau de trésorerie. Ainsi beaucoup de dirigeants pilotent leur entreprise « à l’aveugle », ce qui est particulièrement risqué.

Les indicateurs de pilotage.

Les informations sur la santé de l’entreprise doivent être fiables, facilement et régulièrement accessibles sans trop d’écart de temps. Les données peuvent être rassemblées dans un tableau de bord (panneau d’indicateurs) facile à lire et analyser.

La qualité des indicateurs de pilotage repose sur un système d’information efficace : il s’agit des logiciels qui rassemblent les données (logiciel comptable, logiciel de gestion, logiciel de production…).

Des systèmes de reporting automatiques ou manuels peuvent aussi être mis en place : le chef d’entreprise peut demander à ses salariés d’organiser des remontées d’informations à échéances précises.

On peut lister les indicateurs de pilotage en différentes catégories :

  • Les indicateurs de performance commerciale, par exemple :
    • Les ventes : niveau du chiffre d’affaires, évolution en pourcentage, comparaison avec le mois précédent ou l’année passée…
    • Le nombre de clients gagnés ou perdus par rapport à la période précédente,
    • La marge brute générée,
    • Le nombre de devis transformés,
    • Les indicateurs de qualité : taux de réclamation, taux de retour, délai moyen d’intervention, délai moyen de livraison…
  • Les indicateurs de performance organisationnelle, par exemple :
    • Les budgets de dépense par fonction ou par service : les budgets sont élaborés à l’avance et un suivi prévisionnel vs réalisé est organisé,
  • Les indicateurs de production, par exemple :
    • état des stock et évolution des volumes stockés,
    • productivité horaire,
    • taux d’utilisation des machines,
  • Les indicateurs comptables et financiers, par exemple :

Bien entendu, ces indicateurs sont à adapter en fonction des caractéristiques de l’entreprise, de son secteur d’activité, de sa stratégie, etc.

Les outils de pilotage incontournables.

Certains indicateurs de pilotage sont incontournables.

Pour bien piloter son entreprise, le dirigeant doit se doter d’outils de pilotage informatiques adaptés :

  • un outil de devis/facturation comportant un fichier client/prospect à jour ainsi que la liste des produits et des prix. Cet outil de facturation doit permettre a minima :
    • de suivre le chiffre d’affaires et son évolution,
    • de suivre les paiements, les retards de paiement, et le délai moyen de paiement,
  • certains outils informatiques intégrés permettent en plus de :
    • suivre les stocks,
    • saisir et suivre les dépenses et achats courants,
    • établir des états financiers : comptes, prévisions de trésorerie.

En l’absence d’outil de gestion intégré, le dirigeant devra établir ses propres tableaux de suivi, par exemple sur Excel :

  • tableau de suivi de trésorerie mis à jour des mouvements bancaires réels : voir notre modèle de modèle de plan de trésorerie sur Excel. Il s’agit de suivre et d’anticiper tous les encaissements et les encaissements,
  • tableau suivi des stocks : voir notre modèle Excel de gestion des stocks,
  • tableau d’analyse des ventes,
  • tableau d’analyse des prix et marges par produit (ajusté régulièrement),
  • planning de gestion de personnel et de production,
  • tableaux d’événements (variables d’une entreprise à l’autre),
  • tableaux budgétaires (pour les entreprises organisées en services).

Un outil de pilotage d’anticipation : le prévisionnel financier.

Pour se projeter dans l’avenir et rechercher des financements, le dirigeant doit établir un prévisionnel financier.

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