8 clés pour mieux organiser son temps d’entrepreneur

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Comment mieux organiser son temps d’entrepreneur ? Comment mieux utiliser son agenda ou son agenda ? WikiCréa vous donne 8 astuces.

En tant qu’entrepreneur, vous devez mettre en place une gestion du temps stricte, en planifiant le plus possible vos tâches.

Planifier consiste à se fixer des priorités et des objectifs dans le temps, à définir des limites et à ne pas se disperser. C’est ce qui vous permettra de rester motivé, jour après jour.

D’autre part, la gestion du temps doit permettre de trouver un équilibre entre travail et vie personnelle, ce qui est loin d’être simple.

Le meilleur outil pour gérer son temps reste l’agenda (papier ou électronique). Encore faut-il savoir correctement l’utiliser…

Voici 8 clés pour mieux organiser son temps en tant qu’entrepreneur ou chef d’entreprise.

Voir aussi notre article : Gestion du temps : un outil Excel pour les chefs d’entreprise (gratuit).

8 clés pour mieux organiser son temps en tant que chef d’entreprise.

1) Tout planifier, absolument tout.

Planifier n’est pas simplement établir une liste de tâches pour les 10 prochains jours. En tant qu’entrepreneur, vous devez mettre en place un système de gestion du temps beaucoup plus performant, afin de rester concentré et productif.

Un bon moyen consiste à utiliser l’agenda comme un moyen de gérer son temps, tout son temps. En l’occurrence, il s’agit de remplir tous les espaces de l’agenda sans exception :

  • inscrivez d’abord vos activités personnelles récurrentes (elles doivent passer avant tout),
  • puis vos tâches professionnelles quotidiennes ou récurrentes,
  • rajoutez les choses à faire ou à penser, les tâches qui se rajoutent au fil de l’eau,
  • prévoyez des moments de pause, de réflexion, de préparation,
  • une règle : si quelque chose n’est pas prévu dans votre agenda, c’est que cela ne mérite pas votre attention.

2) Décomposez vos tâches en problèmes simples.

Faire face à un problème compliqué nécessite beaucoup de temps et d’énergie, sans compter le stress. Essayez au contraire de décomposer le problème en différentes tâches planifiées, en une sorte de processus facile à comprendre et à suivre.

L’excellence dans la gestion du temps repose en effet sur la mise en place d’un processus de décomposition des tâches.

Si vous faites face à une tâche particulièrement lourde, segmentez-la en petites opérations automatiques quotidiennes ne nécessitant pas une consommation trop intensive de ressources.

3) Attribuez des codes couleurs à votre agenda.

Les codes couleur sont un moyen efficace de créer un équilibre et de différencier tous les éléments que vous avez planifiés dans votre agenda.

Par exemple, utilisez le rouge pour toutes les tâches liées au travail, le orange pour les tâches créatives, le jaune pour le sport, les loisirs ou la santé, le vert pour les événements personnels, le bleu pour les activités qui demandent de la concentration, etc.

Cette méthode d’organisation vous évitera le sentiment d’être submergé. Regarder votre agenda ne doit pas vous stresser, au contraire !

4) Prenez du temps pour la réflexion stratégique.

C’est une tâche que les entrepreneurs oublient trop souvent, et pourtant elle est essentielle : la réflexion stratégique.

Prévoyez dans votre agenda des moments pour penser à ce que vous êtes en train de faire et prendre du recul. Il s’agit de garder de la cohérence dans vos actions, de réfléchir à votre manière de faire et d’imaginer des solutions pour faire mieux et plus vite.

Les temps de réflexion stratégique vous feront gagner en productivité, et vous forceront à vous concentrer sur l’essentiel.

Dans tous les cas, il vaudra mieux dépenser son temps et son énergie à des activités conformes aux valeurs et au plan stratégique de l’entreprise, définis par les besoins du client et par l’équipe.

5) Se forcer à prioriser.

Il s’agit de prioriser les tâches les plus importantes pour une journée de travail : vous devez faire passer en priorité les questions qui comportent des risques ou du stress.

A noter qu’il est plus facile d’agir le matin : c’est là que notre concentration est la meilleure. C’est aussi le meilleur moment pour garder les distractions à distance.

6) Evitez les listes de tâches.

Les listes de choses à faire, sur papier volant ou post-it, sont toujours source de stress et de déception. Des recherches ont montré que 41% des tâches listées ne sont jamais effectuées. L’agenda, contrairement aux listes de choses à faire, vous obligera à prioriser, à avancer, et à réduire les distractions.

7) Intégrez du temps “non structuré” à votre agenda.

Remplir toutes les cases de votre agenda ne veut pas dire que vous devez toujours avoir quelque chose à faire. Un bon chef d’entreprise n’est pas obligatoirement quelqu’un qui est surbooké en permanence, bien au contraire.

Ajoutez pour chaque jour deux à trois heures de temps non structuré dans votre agenda. Utilisez ce temps pour réfléchir, vous former, vous informer, jouer ou vous reposer. Loin d’être une perte de temps, ce temps libre peut stimuler votre créativité, vous rendre heureux et permettre plus de flexibilité dans votre emploi du temps.

8) Utilisez les bons outils.

Il existe des outils taillés sur mesure pour mieux organiser son temps :

  • L’agenda papier : c’est une valeur sûre, mais plus difficile à organiser et moins lisible que les solutions électroniques,
  • Les applications d’agenda : Google Agenda, Microsoft Calendar, Calendrier Outlook… Ces applications vous permettent d’ajouter des éléments et de gérer votre agenda à tout moment, n’importe où,
  • Les outils de planification et de gestion de projet,
  • Les logiciels de suivi du temps,
  • Les applications de prise de notes,
  • Les applications de listes de choses à faire.

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