Comment faire sa comptabilité sur Excel ?

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Faire sa comptabilité avec Excel, est-ce que c’est possible ? Est-ce que c’est conforme aux normes en vigueur ? Est-il nécessaire d’avoir recours à un expert-comptable ?

Certes, les obligations comptables et fiscales sont complexes. De plus, elles évoluent régulièrement. Néanmoins, sachez qu’il est possible de tenir une comptabilité sur Excel dans certains cas.

Voyons ce que dit la réglementation sur le sujet et comment faire sa comptabilité soi-même.

Faire sa comptabilité Excel : que dit la réglementation ?

Vos obligations comptables et fiscales varient selon le statut juridique de votre entreprise ainsi que son régime fiscal.

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises, à l’exception de celles relevant du régime de la micro-entreprise, doivent être en mesure de produire un fichier électronique normalisé qu’on appelle le FEC, le fichier des écritures comptables.

Il est essentiel de préciser que seul un logiciel de comptabilité peut générer ce fichier.
Puisque les micro-entreprises ne sont pas soumises au FEC, cela signifie que faire sa comptabilité Excel reste donc possible.

Faire sa comptabilité : les points de vigilance

Vous devrez cependant veiller à :

  • Être rigoureux. La comptabilité ne souffre pas l’à peu près.
  • La gestion de votre temps. L’une des limites à faire sa comptabilité Excel est la difficulté d’optimiser ou interconnecter les processus comptables. Ainsi, il est possible que vous ayez plusieurs fichiers Excel et que vous deviez saisir plusieurs fois la même opération.
  • La conformité de votre comptabilité avec la réglementation en vigueur. En effet, Excel ne pratique pas de veille quant aux évolutions des normes comptables. C’est à vous qu’il revient de vous informer et de mettre à jour votre comptabilité en conséquence.

Que se passe-t-il en cas de non-respect des obligations comptables ?

En cas de contrôle des autorités, si vos documents comptables sont considérés comme inexactes ou fictifs, le chef d’entreprise encourt jusqu’à 5 ans d’emprisonnement assortis d’une amende pouvant aller jusqu’à 500 000 €.
En cas de faute moins lourde, mentionnons que les amendes peuvent néanmoins chiffrer jusqu’à plusieurs milliers d’euros.

Comment faire sa comptabilité soi-même

Tenir une comptabilité pour une micro entreprise

Dans le cas du régime micro-social et micro-fiscal, les obligations comptables sont simplifiées et allégées. Vous devrez seulement :

  • Tenir un livre des recettes.
  • Tenir un registre des achats si vous exercez une activité de revente de marchandises.

Faire sa comptabilité Excel pour une société : EI, EURL, SARL, SASU, SAS

Peu importe que votre société compte un seul associé (EI, EURL ou SASU) ou plusieurs (SAS, SARL), les obligations sont les mêmes. Vous devez tenir une comptabilité régulière et dite sincère, c’est-à-dire de bonne foi.

Afin d’être en mesure de produire les documents comptables, vous devez, tout au long de l’année :

  • Enregistrer de manière chronologique tous les flux financiers de l’entreprise, autrement dit les entrées et sorties d’argent.
  • Établir la facturation selon un formalisme imposé. Cela signifie que certaines mentions sont obligatoires sur les factures.
  • Procéder à un inventaire, au moins une fois par an.
  • Conserver les documents comptables pendant une période d’au moins 10 ans.

Voici la liste des documents comptables à tenir à jour obligatoirement :

  • Le livre-journal dans lequel vous aurez enregistré toutes vos opérations.
  • Le grand-livre qui regroupe toutes les opérations par numéro de compte (selon le plan comptable général).

À l’aide de ces documents, vous serez en mesure d’établir des comptes annuels obligatoires composés :

  • Du bilan. Il s’agit d’un tableau synthétique résumant ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit.
  • Du compte de résultat. C’est un document qui résume les opérations réalisées au cours de l’exercice venant de se terminer. Il se solde par un résultat, positif ou négatif.
  • De l’annexe explicative des deux documents précédents.

À noter : les SARL et EURL ne peuvent effectuer qu’une comptabilité de trésorerie pendant l’exercice comptable, autrement dit ne comptabiliser au quotidien que les encaissements et décaissements.
La comptabilité d’engagement, c’est-à-dire avec les créances et les dettes, ne peut être faite qu’une fois par an, à la clôture de l’exercice comptable.

Est-il obligatoire de faire appel à un expert-comptable ?

La réponse est simple : non. Et ce, quel que soit votre statut.
Vous pouvez remplir cette mission en interne :

  1. À l’aide d’Excel, si votre statut l’autorise.
  2. En utilisant un logiciel de comptabilité, le cas échéant.

Malgré le fait qu’il soit possible de faire sa comptabilité soi-même, il peut néanmoins s’avérer intéressant de faire appel à un expert-comptable. En effet, ce dernier est le mieux à même de :

  • Vous conseiller au mieux selon votre situation. Notamment, en termes d’optimisation fiscale.
  • Vérifier l’exactitude de votre comptabilité.

Lire aussi : Faire appel à un expert-comptable en ligne : est-ce une bonne idée ?
Le rôle d’un expert-comptable
Lettre de mission d’un expert-comptable : qu’est-ce que c’est ?
Trouver un expert-comptable à Paris

Conseil : faire sa comptabilité Excel régulièrement

Astreignez-vous à tenir une comptabilité de manière régulière, au minimum, une fois par semaine. Cela présente 3 avantages :

  1. Une meilleure visibilité sur votre situation financière : la trésorerie, les créances en cours, les échéances à payer.
  2. Une plus grande maîtrise de l’outil de comptabilité puisque vous l’utilisez souvent.
  3. Être plus serein à l’approche de la période de clôture comptable.

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