Assistant en appel d’offres : tout savoir pour se lancer

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Les appels d’offres sont des procédures souvent longues et complexes auxquelles il est nécessaire de répondre au mieux pour décrocher le contrat. De nos jours, un nouveau métier est apparu : l’assistant en appel d’offres freelance. Mais, quel est son rôle ? Quelles sont les compétences et qualités requises et combien peut-il gagner ?

WikiCréa tente de répondre à vos questions en vous disant comment vous lancer dans le métier.

Assistant/e en appel d’offres, qu’est-ce que c’est ?

Commençons par le commencement : un appel d’offres est une procédure qui permet à un commanditaire de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour savoir laquelle est la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou de services.

Un assistant en appel d’offres est le support d’une cellule appel d’offres, ou d’un service commercial. De la constitution du dossier de candidature à la collecte des éléments de réponse, en passant par la veille des appels d’offres publiés, par exemple au Journal Officiel, il prend en charge tous les aspects administratifs liés à la participation aux appels d’offres.

Les missions principales d’un assistant/e en appel d’offres

L’assistant en question doit apporter des réponses précises à l’appel d’offres en rassemblant l’ensemble des informations demandées sur l’entreprise. Il doit à la fois collecter des informations, réaliser un dossier de candidature, transmettre la réponse et saisir les informations liées à l’entreprise dans le respect du temps imparti.

Voici quelques exemples de missions dont il est en charge :

  • Veille quotidienne électronique pour identifier les annonces officielles de marchés publics
  • Analyse technique et administrative des cahiers des charges
  • Proposition des dossiers à traiter
  • Constitution et suivi des dossiers, en collaboration avec différents services, jusqu’à leur livraison (dans des délais contraints)
  • Gestion administrative des reconductions de marchés et bases de données (fichiers clients, groupements)
  • Suivi et reporting des appels d’offres traités
  • Analyse et enregistrement des réponses clients
  • Facturation

Compétences et qualités personnelles requises

Au cœur d’un service commercial, l’assistant en appel d’offres doit avoir un certain goût pour les chiffres. La maitrise des outils informatiques est nécessaire.

Par ailleurs, en plus d’avoir avoir de bonnes capacités rédactionnelles, ce métier exigeant nécessite de savoir :

  • Respecter des délais impartis
  • Identifier rapidement les dossiers et les cahiers des charges adéquats
  • Enregistrer les cahiers des charges et envoyer les réponses
  • Mobiliser et coordonner les différents participants à la rédaction de la proposition commerciale
  • Contrôler la conformité des éléments constitutifs du dossier de réponse au regard du cahier des charges et les assembler avec rigueur
  • Maîtriser les procédures d’achat publiques et privées, voire européennes

Organisé, réactif et rigoureux, il doit aussi posséder des qualités relationnelles et un bon esprit de synthèse et d’analyse.

Assistant en appel d’offres : formation, salaire et perspectives d’avenir

La formation principale pour devenir un assistant appel d’offres est une formation de niveau Bac +2 en assistanat commercial, type BTS. Cela peut être aussi la résultante d’un métier d’assistant non spécialisé ayant évolué vers la gestion administrative des appels d’offres.

Le nombre d’années d’expérience, l’ancienneté ou encore le secteur d’activité sont autant de paramètres qui influencent le salaire d’un assistant en appel d’offres. La rémunération d’un assistant en appel d’offres est généralement comprise entre 2 167 € et 3 500 € bruts par mois en France, avec un salaire médian de 2 834 € bruts par mois.

Dans une entreprise, un assistant en appel d’offres peut évoluer vers des fonctions commerciales telles qu’assistant commercial ou agent commercial.

Quel statut juridique choisir ?

Les avantages du statut d’auto-entrepreneur pour un travailleur en freelance sont essentiellement de 3 ordres : administratif, social et fiscal. Créé pour faciliter le démarrage d’une activité ne nécessitant pas ou peu d’investissements, l’auto-entrepreneur peut très facilement commencer son activité (et l’arrêter).

Sur le plan comptable, la gestion de l’entreprise (facture, devis, déclarations, etc.) est considérablement simplifiée et le montant des cotisations sociales est déterminé par l’application d’un taux de cotisation sur le chiffre d’affaires déclaré. Ainsi, si le chiffre d’affaires réalisé est nul, aucune cotisation sociale ne sera à payer. Enfin, en termes de fiscalité, l’auto-entrepreneur bénéficie d’une franchise de TVA, en plus d’avoir la possibilité d’opter pour le prélèvement forfaitaire libératoire ou encore de bénéficier de certaines exonérations fiscales.

Voir aussi notre article Panorama des statuts juridiques en France.

Ingen’ao : une plateforme dédiée

Ingen’ao propose des formations, à distance ou en présentiel, pour apprendre à répondre à un appel d’offre. L’objectif consiste à transmettre les méthodologies de rédaction et d’organisation les plus efficaces afin de constituer un dossier d’appel d’offres optimisé.

Ainsi, que vous ayez besoin de savoir comment construire et rédiger un mémoire technique ou comment répondre à un appel d’offres dématérialisé (obligatoire depuis le 1er octobre 2018), vous pouvez faire appel aux conseils de professionnels. Ils vous indiqueront la marche à suivre pour comprendre et appréhender au mieux les « réponse distinctive », « charte graphique » ou « book administratif ». Et pour passer au niveau supérieur, optez pour le mode expert !

Bonus : modèles de documents Excel pour gérer votre entreprise (gratuit).

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