S’installer comme secrétaire indépendante

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Comment s’installer comme secrétaire indépendante ou télésecrétaire ? Comment devenir secrétaire à la demande ? Peut-on exercer sans diplôme ? Peut-on en vivre ?

Une secrétaire indépendante ou « secrétaire à domicile » est une personne qui intervient auprès des particuliers ou des professionnels (artisans, commerçants, professions libérales, médecins, agriculteurs) pour des tâches administratives diverses.

Les secrétaires indépendantes interviennent sur un marché en progression, marqué par deux tendances fortes :

  • le développement des services à la personne (concerne la clientèle des particuliers),
  • la sous-traitance ou « externalisation » des activités non stratégiques (concerne la clientèle des entreprises).

L’e-secrétariat est un métier qui connaît encore un potentiel inexploité, notamment auprès des artisans, des professions libérales et des personnes âgées.

Les secrétaires indépendantes peuvent aussi intervenir auprès des associations, ou encore des comités d’entreprises.

Le métier de secrétaire indépendante et la réglementation.

En France, l’activité de secrétaire indépendante ou de secrétaire à domicile n’est pas réglementée. Il est donc possible d’exercer sans diplôme. Il est toutefois fortement conseillé de justifier d’une expérience, de références ou de diplômes adaptés pour être crédible et rassurer les clients (par exemple un diplôme ou une expérience en comptabilité).

Les secrétaires indépendantes proposent principalement les prestations suivantes :

  • pour les particuliers :
    • démarches administratives,
    • suivi de dossier administratif,
    • classement,
    • rappel d’échéances,
    • gestion de budget,
    • rédaction de lettres,
    • accompagnement pour les démarches bancaires,
    • démarches téléphoniques,
  • pour les professionnels :
    • démarches vis-à-vis des tiers : clients, fournisseurs, administration, associés, employés,
    • rédaction de documents ou de courriers, saisie, élaboration de tableaux,
    • rangement, classement,
    • saisie comptable simple,
    • courriers, photocopies, numérisations, relances,
    • devis, factures, suivi de livraisons, commandes,
    • assistance pour des événements marketing ou communication (location de salle, choix d’un traiteur, organisation des déplacements),
    • e-mailing,
    • préparation de documents de communication interne ou externe,
    • mise à jour de sites internet,
    • etc.

Remarque : les secrétaires indépendantes ont tout à fait le droit d’effectuer la saisie comptable pour le compte de leurs clients. Par contre, elles n’ont pas le droit d’établir les comptes annuels, ni de les réviser, cette tâche étant réservée exclusivement aux experts-comptables. Plus de détails dans les commentaires situés en-dessous de l’article.

Le métier de secrétaire indépendante : facturation et tarifs.

Les tarifs de secrétaire indépendante se pratiquent à l’heure passée ou à la tâche, par exemple :

  • 30 à 40 € l’heure (des tarifs dégressifs peuvent être prévus en fonction du temps passé),
  • 150 € à 200 € la journée,
  • 5 € la page (saisie Word),
  • 8 € le tableau Excel,
  • 2 € la relance impayé,
  • 7 € l’établissement d’un devis.

Des frais de déplacement sont aussi à prévoir, sauf si les prestations se font à distance. On peut par exemple pratique 0,45 € du km parcouru au-delà d’un déplacement de 10 km.

Secrétaire indépendante : la déduction fiscale.

En tant que prestataire de services à la personne, la secrétaire indépendante à domicile peut faire bénéficier ses clients particuliers d’une réduction d’impôt (ou crédit d’impôt) jusqu’à 50%. La secrétaire indépendante à domicile devra pour cela effectuer une simple déclaration de Services à la Personne en ligne (cliquez pour accéder au service de déclaration en ligne).

A noter que cette réduction d’impôt ne concerne que la clientèle des particuliers.

Qualités et facteurs de réussite pour une secrétaire indépendante.

Le succès d’une activité de secrétaire indépendante repose essentiellement sur sa capacité à démarcher pour trouver des clients. Il faudra pour cela démarcher physiquement et par téléphone un maximum de clients potentiels, sans se décourager. Le démarchage sans contact réel sera dans la plupart des cas inefficace.

Voir notre article : comment trouver des clients ?

Il conviendra aussi de créer une brochure de qualité présentant les prestations et les tarifs, plutôt qu’un flyer qui pourrait s’avérer décevant en termes de retours.

Les autres facteurs clés de succès pour une activité de secrétaire indépendante sont les suivants :

  • la capacité à organiser son temps,
  • la capacité à pratiquer des tarifs suffisamment élevés pour pouvoir vivre de l’activité,
  • la capacité à fidéliser ses clients en leur proposant régulièrement des prestations nouvelles,
  • la capacité à enclencher le bouche-à-oreilles (voir nos dix conseils pour le développer).

La rentabilité du métier de secrétaire indépendante.

Partons d’un tarif moyen de secrétariat de 30 € de l’heure, l’objectif étant de se rémunérer à hauteur de 2000 € net par mois.

Si l’on prend une hypothèse de charges fixes de 800 € par mois (essence, déplacements, assurance, CFE, cotisations sociales URSSAF, fournitures diverses et frais de publicité-communication), il faudra donc générer un chiffre d’affaires de 2800 € par mois pour se rémunérer et faire face à toutes les dépenses.

Cela représente 93 heures facturées par mois (2800 € / 30 € de l’heure), soit 23 heures de travail par semaine.

Quel statut juridique pour s’installer en tant que secrétaire indépendante ?

L’activité de secrétaire indépendante étant de nature libérale, l’enregistrement de l’entreprise se fera auprès du centre de formalité des entreprises (CFE) de l’URSSAF.

Remarque : La dénomination « Service de secrétaires indépendantes » proposée le centre de formalités des entreprises est classée en artisanat. Mais si vous souhaitez rester en libéral, et ainsi éviter le stage de préparation à l’installation, l’activité « conseil aux entreprises » pourra être préférée, sous réserve qu’elle corresponde au contenu réel des services proposés.

Une secrétaire indépendante à domicile peut envisager les différents statuts juridiques suivants pour s’installer :

  • La micro-entreprise (ex régime auto-entrepreneur) : c’est un statut très simplifié et bien adapté. A noter qu’il est possible de déclarer son début d’activité directement en ligne sur lautoentrepreneur.fr,
  • L’entreprise individuelle en nom propre (EI) : c’est un statut qui peut réserver quelques surprises en terme de paiement des charges sociales ; en effet, ces dernières étant calculées sur les bénéfices, elles sont susceptibles de varier fortement d’une année à l’autre,
  • L’EIRL : même remarque que pour l’EI. Toutefois, l’EIRL permet de protéger son patrimoine personnel mieux qu’en EI (pas forcément utile pour une activité de secrétaire indépendante),
  • L’EURL (SARL à associé unique) : c’est un statut bien adapté mais peut-être un peu surdimensionné. Le gérant (ou la gérante) détermine lui-même sa rémunération, qui sert de base au calcul des charges sociales,
  • La SASU : ce régime juridique est moyennement adapté car plus coûteux que l’EURL.

Enfin deux statuts alternatifs à l’entreprise privée peuvent aussi être envisagés :

Les étapes pour s’installer secrétaire indépendante.

Voici les principales étapes pour s’installer en tant que secrétaire indépendante à domicile :

  • Formez-vous sur les aspects que vous maîtrisez le moins bien,
  • Validez votre projet par une étude de marché,
  • Réalisez une étude économique : bâtissez un business plan et un plan financier, listez vos besoins,
  • Achetez le matériel nécessaire à l’exercice de votre activité (véhicule, ordinateur…),
  • Choisissez votre statut juridique et enregistrez-vous (URSSAF),
  • Lancez la communication et l’activité, trouvez des clients !

Des outils Excel pour les secrétaires indépendantes (gratuit).

Secrétaires indépendantes, dans le cadre de votre travail, vous pouvez utiliser les outils Excel WikiCréa suivants, très simples d’utilisation :

 

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6 réponses

  1. Avatar pour Contributeur WikiCréa Jo dit :

    Plusieurs sites internet indiquent que le libellé « secrétaire » dans la description de l’activité lors de la déclaration de micro entrepreneur entraine automatiquement le classement de l’activité en « artisan », et toutes les charges sociales et fiscales qui vont avec. C’est un changement relativement récent (depuis 2013 ou 2014), donc il est encore possible de trouver des secrétaires à domicile en tant que libérale si l’inscription a eu lieu avant. Mains maintenant, ce serait automatiquement artisan. Quelqu’un peut-il me répondre précisément ?

    • Avatar pour Contributeur WikiCréa Contributeur WikiCréa dit :

      Bonjour, effectivement après vérification la dénomination « Service de secrétaires indépendantes » proposée le centre de formalités des entreprises est classé en artisanat. Mais si souhaitez rester en libéral, l’activité « conseil aux entreprises » pourra par exemple être adoptée.

  2. Avatar pour Contributeur WikiCréa NESTO dit :

    Bonjour.
    Concernant la possibilité de faire de la saisie comptable simple, j ai lu sur plusieurs site qu il s agit aussi de taches exclusivement reservées aux experts comptables. Pouvez vous me donner une source fiable confirmant la possibilité de proposer de la saisie simple de comptabilité?

    Merci par avance.

    • Avatar pour Contributeur WikiCréa Contributeur WikiCréa dit :

      Bonjour, l’expert-comptable est la seule personne extérieure à l’entreprise habilitée à tenir, réviser, surveiller, organiser et consolider les comptes. Pour ce qui est de la saisie comptable simple, on peut considérer qu’une secrétaire indépendante peut le faire sous réserve qu’elle ne soit pas responsable de la tenue globale des comptes. Elle aura donc le droit de le faire si c’est une aide ponctuelle et non permanente. Voir notre article https://www.creerentreprise.fr/role-mission-fonction-expert-comptable-obligatoire-conseil/

      • Avatar pour Contributeur WikiCréa NESTO dit :

        Merci beaucoup pour l’éclairage. Par contre une secrétaire qui n’est pas responsable de la tenue globale des comptes et qui agit de manière ponctuelle et non permanente fait quoi exactement? J’ai du mal à voir la limite de son champ d’action. Pouvez vous m’en dire un peu plus svp ?

        • Avatar pour Contributeur WikiCréa Contributeur WikiCréa dit :

          Pour être plus clair, la secrétaire peut aider à la saisie des écritures, mais ne peut pas avoir la responsabilité de la saisie de toutes les écritures ni de la révision des comptes.

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