Le remboursement des frais kilométriques du chef d’entreprise

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Un chef d’entreprise peut-il se rembourser des frais kilométriques ? Quelles sont les charges couvertes par les indemnités kilométriques ? Quelles sont les conditions pour se rembourser ?

Le dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour le compte de l’activité de l’entreprise peut bénéficier d’indemnités kilométriques. Les indemnités kilométriques ou « IK » ont pour rôle de couvrir l’amortissement et l’usure du véhicule, l’essence ou gazoil, l’assurance et l’entretien (pneus, vidange, etc).

A noter que les indemnités km ne couvrent pas les frais de stationnement ou de parking ni les frais de péage. Ces frais peuvent donc être remboursés à part.

Restrictions concernant les frais kilométriques.

Voici quelques restrictions importantes à connaître concernant le remboursement des frais km :

  • Les indemnités kilométriques ne peuvent pas concerner les trajets domicile-travail,
  • Les associés « dormants », c’est-à-dire qui n’ont pas de rôle dans l’entreprise, ne peuvent pas bénéficier du remboursement des frais kilométriques,
  • Les entrepreneurs individuels (EI, EIRL à l’IR) ne peuvent pas non plus bénéficier des IK mais ils pourront intégrer une partie des frais réels du véhicule (assurance, entretien, réparation, carburant) dans les charges d’exploitation.
  • A noter toutefois que les entrepreneurs individuels soumis aux bénéfices non commerciaux (BNC, professions libérales) peuvent percevoir des indemnités kilométriques,
  • Les micro-entrepreneurs et auto-entrepreneurs ne peuvent pas bénéficier des indemnités kilométriques.

Le barème de calcul des indemnités kilométriques 2017.

Les indemnités kilométriques sont calculées selon un barème basé d’une part sur le nombre de chevaux du véhicule et d’autre part sur le nombre de km parcourus durant l’année.

Consultez ici le barème des indemnités ou frais kilométriques pour 2017.

A noter : ce barème n’a qu’un caractère indicatif. Il est possible de faire état de frais plus élevés, à condition de pouvoir les justifier.

Modèle Excel de feuille de remboursement de frais kilométriques (suivi kilométrique).

Cliquez ici pour visualiser notre Modèle Excel de tableau de suivi kilométrique.

Remboursement des frais kilométriques et optimisation fiscale en société.

Comparons les avantages et les inconvénients des indemnités kilométriques par rapport à l’achat d’un véhicule de société :

  • AVANTAGES :
    • le versement d’indemnités km n’est pas soumis à impôt sur le revenu ni aux charges sociales, c’est donc un moyen très intéressant de se « rémunérer » ; au contraire, l’achat d’un véhicule de société rend impossible ce type de rémunération,
    • le choix pour le remboursement des frais kilométriques permet d’éviter d’avoir à payer la taxe sur les véhicules de société (voir notre article sur la TVS), puisque le véhicule n’appartient pas à l’entreprise,
    • le choix pour le versement des indemnités kilométriques permet au chef d’entreprise de rester propriétaire de son propre véhicule, ce qui est un avantage en cas de faillite ou de liquidation de l’entreprise.
  • INCONVENIENTS :
    • En cas de choix pour les indemnités kilométriques, la société ne pourra pas prendre en charge certains frais du véhicule : assurance, entretien, réparations… C’est le chef d’entreprise qui supportera ces frais à titre personnel,
    • le véhicule personnel du chef d’entreprise ne peut être amorti comptablement.

Les risques liés aux indemnités kilométriques.

Le principal risque est celui du contrôle fiscal. En effet, le remboursement des IK doit correspondre à des déplacements véritablement effectués dans l’intérêt de l’entreprise, ce qui est parfois difficile à prouver.

Sachez que les contrôleurs fiscaux ont des moyens de vérifier la cohérence entre les IK et l’activité de l’entreprise (éloignement des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants, niveau de chiffre d’affaires). La part d’affectation du véhicule à l’usage personnel par rapport à l’usage professionnel sera étudiée de près. Le risque est d’être accusé d’abus de bien social…

Cliquez ici pour visualiser notre Modèle Excel de tableau de suivi kilométrique.

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