Le remboursement des frais kilométriques du chef d’entreprise (2020)

4.69/5 (13)

Certains postes conduisent des employés à utiliser leurs ressources pour la réalisation de tâches professionnelles. Par exemple, la voiture peut être utilisée dans le cadre de diverses missions sur le terrain. Dans ce cas, les frais engagés encore appelés frais kilométriques ne peuvent rester à la charge du salarié.
Vous pouvez également être amené en tant qu’entrepreneur à effectuer des déplacements. Sachez qu’il existe un moyen de vous les faire rembourser.

WikiCréa vous explique ici tout ce que vous devez savoir sur le remboursement des frais kilométriques en entreprise.

Frais kilométriques d’entreprise : qu’est-ce que c’est ?

Les frais kilométriques font référence aux frais engagés par un employé ou un chef d’entreprise lorsqu’il utilise sa voiture personnelle pour accomplir un déplacement professionnel. C’est le cas, par exemple, si vous ou l’un de vos salariés se rend à un rendez-vous professionnel ou chez un client.

Dans ce cas, l’utilisation de la voiture personnelle du salarié pour réaliser une activité bénéfique à l’entreprise doit être compensée financièrement sous la forme d’un forfait encore appelé indices kilométriques.

A noter : les déplacements qui conduisent au remboursement frais kilométriques entreprise doivent être strictement professionnels. Cela veut dire qu’ils doivent être réalisés uniquement au service de l’entreprise et de ses intérêts.

Par ailleurs, les indemnités kilométriques ne concernent que les salariés et les dirigeants d’une entreprise. Par conséquent, aucun prestataire externe ou associé dormant (personne n’occupant pas un poste officiel dans la société) n’est éligible.

Il faut également faire la différence entre indices kilométriques et la prise en charge par l’employeur des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail.

Comment fonctionne le remboursement des frais kilométriques ?

Pour procéder au remboursement de l’indemnité kilométrique, l’entreprise se sert d’un barème des frais kilométriques établi de manière annuelle par l’administration fiscale (Fisc, Urssaf). Ce barème est basé sur :

  • le type de véhicule utilisé (voiture, scooter, moto, vélomoteur…)
  • le nombre de chevaux fiscaux indiqués sur la carte grise du véhicule
  • le nombre de kilomètres parcourus au profit de l’entreprise chaque mois.

Le barème de remboursement des frais kilométriques d’entreprise peut aussi être par un employé pour déterminer les frais réels qu’il doit reporter sur sa déclaration de revenus.
Mais sur le plan fiscal, les frais kilométriques ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu. Alors si vous optez pour une déduction forfaitaire de 10 %, vous n’avez pas besoin de les mentionner sur votre déclaration annuelle.

A savoir : pour les voitures électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20%.

Il faut aussi préciser que le barème utilisé pour le calcul des frais kilométriques peut être modifié chaque année par l’administration. Vous devez donc le vérifier afin de déterminer avec exactitude les frais kilométriques.

Retrouvez le barème kilométrique 2021 pour les voitures ici.

Les types de frais pris en compte par le barème d’indemnités kilométriques

Les frais kilométriques sont des indemnités versées par une entreprise pour compenser les dépenses afférentes à des trajets professionnels. Ils couvrent cependant des frais précis à savoir :

  • L’alimentation du véhicule : carburant ou recharge électrique
  • La souscription d’une assurance
  • Les frais de réparation, de nettoyage et d’équipements
  • Les dépenses en termes de pneumatiques
  • L’amortissement du véhicule c’est-à-dire l’achat et l’usure
  • Les frais de location.

Les trajets concernés par le barème kilométrique

Les trajets concernés par le barème de remboursement des frais kilométriques d’entreprise peuvent être des rendez-vous avec des clients ou des missions nécessaires à la réalisation de l’activité professionnelle de la société. L’employeur est celui qui doit fournir la preuve de l’usage professionnel de la voiture en cas de contrôle de l’Urssaf.

Pour justifier cet usage, il peut utiliser des mails, des frais annexes, des historiques de calendrier, des ordres de mission, le nom du client …

Les conditions du remboursement des frais kilométriques

Avant de pouvoir bénéficier du remboursement frais kilométriques d’entreprise, le salarié et son employeur doivent impérativement être en mesure de justifier l’utilisation professionnelle du véhicule personnel au profit de l’entreprise.

Certaines conditions sont à remplir :

  • L’employé doit être propriétaire, copropriétaire ou locataire du véhicule.
  • Le déplacement doit être strictement professionnel et nécessaire à la société. Des preuves doivent être fournies à l’appui.

A noter : qu’il est possible de bénéficier du remboursement si le salarié se sert d’un véhicule immatriculé au nom d’une personne membre de son foyer fiscal.

L’utilisation d’un véhicule de fonction ne permettra pas le remboursement des frais kilométriques. De même, si deux employés font le déplacement dans un véhicule, seul l’un d’entre eux pourra demander l’indemnité kilométrique.

Comment obtenir le remboursement des frais kilométriques ?

Vos salariés peuvent vous demander une indemnité kilométrique pour leurs déplacements professionnels. Il est indispensable qu’ils vous fournissent : la copie de la carte grise, la date, le lieu où ils se sont rendus, la distance effectuée.

Pour les gérants, il est indispensable de transmettre une feuille de frais kilométriques. WikiCréa vous en propose un modèle GRATUIT ici.

Formation à la création d’entreprise 100% en ligne

Pour bien vous lancer dans votre projet d’entrepreneuriat, WikiCréa a créé pour vous une formation sur le sujet de la création d’entreprise. 100% en ligne, celle-ci permet d’apprendre en 8 modules les bases de la création d’une société.
Son prix avantageux de 30€ la rend accessible à tous.

Enfin, vous recevez un certificat d’aptitudes à la fin de la formation. Il vous est utile pour demander des financements auprès des banques.

Démarrez dès maintenant la formation à la création d’entreprise

Nos documents de gestion de votre entreprise

Pour vous épauler à chaque moment dans votre aventure entrepreneuriale, WikiCréa met à votre disposition des documents de gestion. Ils sont disponibles dans notre boutique et sont valables à vie (sauf changement dans la législation française).

En voici quelques exemples :

 

Vous pouvez noter cet article !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Préparez votre création
Téléchargez notre pack création 100% gratuit

Contient 3 documents indispensables :

guide de l'étude de marché
modèle de business plan Word
modèle de plan financier Excel

Entrez vos coordonnées pour recevoir le pack création

Toutes nos félicitations...
Vous venez de télécharger le pack création !