Le rôle du Vice-Président et du Secrétaire d’une association

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Comment sont nommés le Vice-Président et le Secrétaire d’une association ? Quel est le rôle du Vice-Président et du Secrétaire d’une association ? Ces postes sont-ils obligatoires ?

Il existe différentes façons d’organiser le fonctionnement d’une association. La plus courante est d’opter pour l’élection des membres d’un bureau qui sera en charge d’appliquer les décisions votées en Assemblée Générale.

Parmi les membres du bureau, on retrouve deux postes dont les attributions sont souvent méconnues :

  • le Vice-Président,
  • le Secrétaire.

Le Secrétaire et le Vice-Président d’une association sont élus au même titre que les autres membres du bureau : le plus souvent suite à un vote en Assemblée Générale. Les statuts peuvent prévoir des modalités particulières.

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Voyons en détail ce qui fait la spécificité de ces deux postes associatifs.

Le rôle du Vice-Président d’une association.

Dans la majorité des cas, les associations optent pour un fonctionnement traditionnel en élisant :

  • un Président,
  • un Trésorier,
  • un Secrétaire.

Ce triptyque permet une répartition des rôles simple et une organisation claire. Les responsabilités sont facilement identifiées, ce qui est un atout par rapport aux modes de gouvernance collégiaux.

Selon la taille, les missions ou encore la disponibilité du Président en poste, l’élection d’un Vice-Président peut être envisagée.

Le Vice-Président est chargé d’agir en lieu et place du Président en cas d’absence ou d’empêchement de celui-ci. Cependant, le Vice-Président ne pourra pas se substituer au Président au quotidien.

Le rôle et les prérogatives du Vice-Président sont définis par les statuts de l’association. Dans la majorité des cas il se voit attribuer les missions relatives à la Présidence de l’association, au titre de représentant du dirigeant associatif absent.

Le règlement intérieur peut venir compléter l’objet de ses missions.

Le rôle du Secrétaire d’une association.

Le rôle du Secrétaire d’association souffre malheureusement d’une image “administrative” peu attrayante. Mais s’il n’est pas dans l’action, il n’en reste pas moins un élément essentiel de la vie associative.

Dans le cadre de sa mission, le Secrétaire d’une association est chargé de la rédaction des différents documents associatifs :

  • registres,
  • procès-verbaux,
  • déclarations en préfecture,
  • convocations,
  • comptes-rendus,
  • etc.

Au delà de son rôle administratif, un aspect important de son poste consiste à faire le lien entre les différents membres et de veiller à la cohésion du bureau.

Dans les petites structures associatives, il n’est pas rare que le Secrétaire de l’association soit également en charge d’animer la communauté sur les différents supports de communication (site internet et blog de l’association, réseaux sociaux, etc.).

Un Vice-président et un Secrétaire dans une association : est-ce obligatoire ?

Le mode de gouvernance est propre à chaque association. Les statuts définissent le fonctionnement de l’association en cohérence avec ses caractéristiques et ses besoins : le nombre et la nature des postes de direction peuvent varier.

Il est donc possible d’envisager plusieurs configurations, dans une perspective d’instaurer une direction collégiale ou au contraire “pyramidale”.

Quoi qu’il en soit, il n’existe aucune obligation légale concernant le fait d’avoir un Secrétaire, un Vice-Président ou même un Trésorier au sein d’une association. Mais leur nomination peut clarifier les responsabilités et les rôles de chacun : pourquoi s’en passer ?

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