Location de salle de réunion en crise sanitaire : Comment choisir ?

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Malgré les bouleversements causés par la crise de covid-19, la location de salle de réunion reste une option envisageable pour les entreprises et particuliers.

Cependant, il est essentiel de s’assurer que les réunions organisées respectent les protocoles sanitaires décrétés par les structures étatiques. En conséquence, le choix de la salle de réunion à louer doit se faire de façon minutieuse.

Cet article donne des indications concises sur les critères à prendre en compte pour réussir une location de salle de réunion en crise sanitaire.

Location de salle de réunion pendant la crise sanitaire : Est-ce possible ?

La pandémie de covid-19 a non seulement profondément affecté les activités humaines sur le plan socio-économique, mais aussi au niveau des interactions sociales.

En effet, des mesures de distanciation sociale ont été décrétées par les structures étatiques afin de limiter la propagation du virus. On assiste notamment à la fermeture totale de certains lieux publics tels que les restaurants ou les bars.

Cependant, il est encore possible de tenir des réunions à caractère professionnel sous réserve de respecter un certain nombre de dispositions sanitaires. Celles-ci, pour ce qui est de la location de salle de réunion, concernent :

  • Les gestes barrières à respecter ;
  • Le nombre maximum de personnes pour l’occupation des lieux ;
  • La désinfection de la salle de réunion.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le protocole covid-19 à propos de l’utilisation des salles de réunion.

Les critères à prendre en compte pour la location d’une salle de réunion

En raison des restrictions liées à leur occupation au cours de la crise sanitaire, il convient de se baser sur un certain nombre de critères pour choisir une salle de réunion adaptée pour son activité.

La situation géographique

La situation géographique de la salle de réunion déterminera le nombre maximum de personnes qu’elle pourra accueillir.

En effet, le Décret n°2020-860 du 10 Juillet 2020 prévoit des restrictions spécifiques pour le nombre de personnes dans les salles de réunion selon leur situation géographique sur la carte des zones de circulation active (ZCA) du virus.

Visitez cette page pour découvrir la carte des zones de circulation active du virus.

Cette carte définit les zones géographiques qui sont systématiquement frappées d’interdiction de rassemblement :

  • De plus de 30 personnes (zones en alerte) ;
  • De plus de 10 personnes (zones en alerte renforcée et maximale).

En clair, une réunion de 15 personnes par exemple, ne pourrait se tenir dans une zone en alerte renforcée.

Par conséquent, il semble plus judicieux de procéder à une location de salle de réunion dans les zones géographiques où le nombre de participants attendus est toléré.

La capacité de la salle de réunion

Conformément aux mesures barrières, il est essentiel de faire respecter la distanciation physique de 1 à 2 mètres entre les personnes rassemblées dans un espace fermé.

Autrement dit, la salle de réunion choisie doit être suffisamment grande pour permettre aux participants de respecter la distanciation physique.

Plus précisément il est nécessaire de prévoir un espace de 4m2 au moins par participant. Ainsi, en fonction du nombre de personnes attendues, il s’agira de déterminer la taille minimale requise pour une salle de réunion adaptée à l’activité.

Les installations et le matériel disponibles

La salle de réunion choisie doit être propice à la mise en place du protocole sanitaire applicable aux lieux de réunion.

Celles-ci prévoient notamment :

  • La mise en place d’accès différents pour les entrées et les sorties ;
  • Des mobiliers individuels ou suffisamment larges pour respecter la distanciation sociale ;
  • Du matériel individualisé et désinfecté ;
  • L’aération régulière de la salle.

Il convient donc de s’assurer que la salle louée propose le matériel et les installations adéquats pour la mise en œuvre du protocole sanitaire.

En définitive, la location de salle de réunion en crise sanitaire doit se faire sur la base de critères conformes au protocole sanitaire applicable aux lieux de réunion.

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