Déménager son entreprise : quelles formalités ?

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Déménager une entreprise, cela ne s’improvise pas. En effet, lorsque les entreprises déménagent et changent de locaux, elles doivent effectuer un certain nombre de formalités. Certaines sont obligatoires comme la modification de l’extrait K bis. D’autres relèvent simplement du bon sens. Mais toutes sont essentielles pour informer vos clients, fournisseurs et autres partenaires.

Dans cet article, WikiCréa liste pour vous les étapes à traiter lors d’un déménagement d’entreprise.

Les étapes à traiter avant de déménager une entreprise

Qu’est-ce qui déménage ?

Il est important de préciser quelles fonctions sont concernées par ce déménagement d’entreprise. En effet, les formalités sont plus contraignantes lorsqu’il s’agit du siège social que lorsqu’il s’agit uniquement d’un site de production ou de vente.

Rappelons que le siège social est l’endroit où se trouvent la ou les personnes qui dirigent l’entreprise.

Avant de déménager l’entreprise : établir une liste des contacts à informer

Bien évidemment, il est conseillé d’avertir les partenaires de la société. Mais il vaut mieux préparer cette étape bien en amont afin de n’oublier personne.

Qu’ils soient clients, fournisseurs, partenaires institutionnels ou même collaborateurs de la société basés sur un autre site, vos contacts ont besoin de savoir que vous déménagez.

Ils ont même besoin de savoir à quelle date précise vous comptez déménager l’entreprise. Que ce soit pour venir vous rencontrer ou livrer des marchandises au bon endroit.
Charge à vous de préparer les moyens par lesquels vous allez faire passer le message du déménagement de l’entreprise :

• Mail
• Courrier
• Encart sur le site
• Mention sur les factures/devis
• …

Pour bien déménager une entreprise : ne pas oublier les contrats en cours

Dans la phase préparatoire avant de déménager l’entreprise, il sera nécessaire de lister tous les contrats et prestations qui sont liés à cette adresse. Voici les grands types de contrats concernés :

• Assurance : multirisques, professionnelle, local physique, véhicules …
• Énergie : électricité, gaz, eau …
• Communication et informatique : téléphonie, lignes dédiées, réseau internet, accès serveurs …
• Maintenance et entretien : ménage, protection incendie, sécurité, gardiennage …

Le plus simple est d’informer les fournisseurs du transfert du contrat.
Mais vous pouvez également en profiter pour renégocier certains contrats ou même les résilier et en souscrire de nouveaux.

Recenser tous les documents sur lesquels se trouvent l’adresse

Il va falloir procéder à un inventaire de tous les documents administratifs et commerciaux sur lesquels figure l’adresse concernée par ce déménagement d’entreprise :

• Les documents officiels comme le papier à en-tête, les fiches de paie, les cartes grises des véhicules …
• Les documents commerciaux comme les factures, devis, contrats, les conditions générales de vente …
• Les outils de communication : enseignes, panneaux informatifs, signalétiques, cartes de visites, flyers, brochures ou encore site internet …

Il faudra alors commander des documents/supports avec la nouvelle adresse. Et pour les supports sur lesquels vous avez la main, il conviendra simplement de remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle le moment venu.

Les étapes à traiter au moment de déménager l’entreprise

Annonce officielle du déménagement de l’entreprise

Après le déménagement, l’entreprise doit déclarer les nouveaux locaux.

Pour ce faire, elle dépose un dossier auprès du CFE, le centre de formalités des entreprises.

Administrativement, cette étape est très importante puisqu’elle comprend la majorité des obligations légales quand on souhaite déménager une entreprise. C’est notamment à l’issue de cette étape que le transfert de siège social sera effectué et que vous pourrez recevoir un nouvel extrait K-bis.

Voici les étapes à suivre et les documents à inclure dans votre dossier :

1. 1. Le choix est fait par les associés. Puis, il est formalisé dans un procès-verbal mentionnant la décision de la société de déplacer le siège social.
   2. Procéder à la mise à jour des statuts de la société.
   3. Diffuser un avis de transfert de siège social via un support autorisé. Il faut savoir que les annonces légales de déménagement sont enregistrées publiquement. Ce qui permet à toute personne intéressée de se renseigner sur le déménagement d’une entreprise.
   4. Remplir le formulaire Cerfa 11682, communément appelé formulaire M2.
   5. Fournir un justificatif relatif aux nouveaux locaux : bail, quittance d’énergie…

Si la société change de département à l’occasion du déménagement, il faudra également produire la liste des sièges sociaux antérieurs.

À noter : ces formalités concernent les sociétés. Dans le cas d’une entreprise individuelle, il vous suffira de remplir le Cerfa 11678, appelé formulaire P2, et de fournir des pièces justificatives.

Ne pas oublier de déménager l’entreprise auprès de la Poste

Il s’agit tout simplement de faire rediriger votre courrier de manière permanente et définitive.

À savoir : cette redirection ne peut pas excéder 2 ans.

Après le déménagement d’entreprise

Vous avez jusqu’au 31 décembre qui suit le déménagement d’entreprise pour informer le fisc du changement d’adresse.
Pour cela, vous devrez remplir le formulaire Cerfa 1447-C.
Ce document servira ensuite au calcul de votre nouvelle CFE, la contribution foncière des entreprises.

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