Comment gérer les impayés ? Comment les prévenir ?

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Comment gérer les impayés ? Est-il possible de les prévenir ? Comment obtenir le paiement d’une créance ? Comment mettre en place une bonne gestion des impayés ? Le point sur les procédures qui facilitent la gestion des impayés.

Un trop grand nombre de factures non soldées peuvent mettre à mal tous vos efforts d’entrepreneur pour conserver une entreprise viable.

Dans cet article, nous aborderons les points-clés d’une meilleure gestion des impayés.

Comprendre l’origine des impayés clients.

Selon la Fédération nationale de l’information d’entreprise, de la gestion de créances et de l’enquête civile (FIGEC), plus de 80% des personnes ou entreprises débitrices sont en réalité solvables.

Dès lors, il est intéressant de comprendre les mécanismes qui sont au coeur de l’attitude réfractaire de certains de vos clients.

Voici les 7 causes principales des impayés.

1) Un oubli de la part de votre client.

Dans ce cas de figure, simple et assez courant, il vous suffira de relancer votre client afin d’obtenir un paiement de sa part. Cela fonctionne que le client soit de bonne foi ou non…

2) Le processus de validation des factures de votre client n’est pas optimal.

Si dans une TPE la gestion et le paiement des factures sont assurés par une seule et même personne, dans de plus grosses structures il est courant que différents services se partagent la procédure. Le circuit de validation des paiements peut alors rendre le processus de règlement des factures long et fastidieux.

Il conviendra de connaître le processus de validation en détail et d’obtenir le contact d’un interlocuteur privilégié, afin de pouvoir le contacter directement en cas de retard de paiement.

3) Le débiteur fantôme.

Lorsque votre débiteur se rend systématiquement absent ou sourd à vos tentatives de prise de contact, cela n’augure rien de bon pour le paiement de vos factures.

Jouez cartes sur table et exigez que soit mise en place une relation de confiance. Cela commence par un interlocuteur identifiable et disponible.

4) La difficulté financière.

Il peut arriver que vos débiteurs rencontrent des difficultés d’ordre financier : il leur devient difficile voire impossible d’honorer le paiement de leurs factures.

C’est un cas difficile à gérer car peu de clients osent la transparence sur leurs problèmes de trésorerie.

Préférez l’anticipation : renseignez-vous sur la santé financière de l’entreprise cliente et prenez des garanties.

5) Votre client fait preuve de mauvaise foi.

Certains clients se prêteront à un exercice plutôt désagréable qui consistera à contester les factures ou à retarder au maximum leur paiement, et ce qu’elle qu’en soit la raison : erreur d’adresse pour l’envoi du chèque, fausses promesses, cas de force majeure, etc.

Ce type de situation peut vite devenir insoluble si vous ne tentez pas de faire entendre raison à vos clients indélicats. Il conviendra alors de mettre en place des procédures et des garde-fous pour contrecarrer leurs pratiques.

6) Votre prestation manque à ses engagements.

Si votre prestation n’est pas conforme à ce qui était convenu avec votre client, il apparaîtra légitime à ce dernier de refuser de payer tout ou partie de la prestation.

A présent, voyons comment réagir face ces différentes situations.

Voir aussi notre article : Suivi des paiements clients : un modèle Excel gratuit

Gérer les impayés : quelles procédures ?

Pour recouvrer les impayés clients, il est essentiel de mettre en place une gestion stratégique de la procédure de recouvrement :

  1. La conciliation constitue une solution simple et efficace lors d’une première prise de contact suite à un impayé. Elle peut se faire via un appel téléphonique ou un courrier électronique et prendra la forme d’un rappel d’échéance pour la facture en attente.
  2. Dans l’hypothèse ou la conciliation n’aurait aucun effet, la lettre de relance constituera la seconde étape pour tenter de vous faire payer. Vous proposerez un nouveau délai de paiement accompagné d’indemnités de retard.
  3. La mise en demeure intervient lorsque les relances successives n’ont pas abouti. Elle sert à informer le destinataire qu’une action judiciaire sera menée s’il ne procède pas au paiement.

Si, malgré toutes vos tentatives, votre débiteur refuse de payer, vous n’aurez d’autre choix que d’enclencher une procédure : voir notre article : L’injonction de payer : définition et procédure

Vous souhaitez déléguer la totalité de ces étapes ? Pensez aux cabinets de recouvrement. Moyennant un pourcentage sur le montant de l’impayé, ils s’occuperont de prendre contact avec votre client mauvais payeur et assureront toutes les démarches.

Comment prévenir les risques d’impayés ?

Pour prévenir les risques d’impayés, la priorité est de vérifier la solvabilité de vos clients. A titre d’exemple, le service en ligne Infogreffe vous permet de consulter diverses informations sur les entreprises (capitalisation, évolution du CA et des bénéfices notamment).

Lorsque vous signez un nouveau contrat, demandez systématiquement un acompte. Vous pouvez également demander le paiement comptant des marchandises si vous estimez que le recouvrement à distance d’un éventuel impayé sera impossible.

D’autre part, vos documents commerciaux et vos conditions générales de vente (CGV) doivent faire mention des conditions et des délais de paiements, du montant des pénalités de retard et de toute autre information qui vous aiderait dans le cadre d’un éventuel litige pour défaut de paiement.

A noter que Wikicréa vous propose deux modèles de CGV adaptés aux activités de l’artisanat et du e-commerce : Modèle de conditions générales de vente pour les artisans et Conditions générales de vente : modèle e-commerce

Gardez à l’esprit qu’une situation d’impayé doit être traitée au plus vite pour limiter les conséquences néfastes sur votre trésorerie et votre relation client…

Des fichiers Excel pour gérer votre entreprise (gratuit).

WikiCréa a mis au point des outils Excel gratuits pour gérer votre entreprise :

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