Améliorer sa productivité lorsqu’on est freelance
Améliorer sa productivité de freelance, mieux l’optimiser est une préoccupation majeure pour tout indépendant. En effet, travailler en freelance suppose que l’on jouit d’une certaine liberté.
Mais cette liberté mal encadrée peut affecter votre productivité. Pour éviter cela, il existe une multitude d’astuces et d’outils dont le freelance peut se servir. Voici un article de WikiCréa pour vous aider à être plus productif en tant que freelance.
Le freelance et la productivité
La productivité suppose l’atteinte effective des objectifs que l’on s’est fixés dans un temps bien défini. Le temps est donc un facteur essentiel qui détermine la productivité d’un travailleur.
Chaque journée du freelance est rythmée par l’accomplissement d’une série de tâches d’importances variables. Par conséquent, on peut très vite se retrouver surchargé et finir la journée avec des activités en retard.
Grâce aux avancées de la technologie informatique, de nombreuses possibilités s’offrent au freelance pour devenir plus productif.
Comment être productif en tant que freelance ?
Pour améliorer sa productivité, le freelance doit optimiser l’utilisation de toutes les ressources dont il dispose pour son activité.
Toutes les tâches qu’exécute le freelance sont réparties dans sa journée de travail. Celles-ci doivent alors être pensées et organisées.
Faire un planning journalier pour améliorer sa productivité
Il est important de rédiger une to-do list, c’est-à-dire une liste de toutes les actions que l’on doit réaliser, sans omettre quoi que ce soit, aussi insignifiant soit-il. Ensuite, insérez cela dans votre planning quotidien qu’il vous faut respecter rigoureusement.
Dans toute activité, il y a obligatoirement des tâches que l’on accomplit régulièrement chaque jour. Identifiez les actions récurrentes, consacrez-y des moments fixes. Ainsi, vous saurez que tel moment précisément est réservé pour telle tâche. Il s’agit notamment de :
- Consulter et répondre aux emails ;
- Chercher de nouveaux clients ;
- Vérifier sa comptabilité ;
- Organiser ses rendez-vous ;
- …
Avec le temps, vous n’aurez plus besoin de programmer ces tâches, car elles seront totalement intégrées à votre routine quotidienne.
Vous devez organiser votre emploi du temps en fonction de vous-même, de vos préférences et de votre rythme personnel.
Programmez les tâches difficiles à des moments où vous êtes en pleine possession de vos moyens, vous pourrez alors y consacrer l’énergie nécessaire.
Pour le freelance, la planification de la journée est une action nécessaire qui vous permet d’optimiser vos temps de travail.
Améliorer sa productivité par la règle des deux minutes
Cette règle consiste à identifier toutes les tâches dont l’exécution ne va pas au-delà de 2 minutes.
Commencez votre journée par éliminer ces tâches de votre agenda. Vous dégagerez alors plus de temps pour des tâches plus consistantes.
Autrement, on perd finalement plus de temps à reprogrammer ou à réfléchir au contenu de la tâche (si on ne l’a pas effectuée immédiatement), qu’à son exécution en elle-même.
Prioriser certaines tâches
Dans l’activité du freelance, certaines tâches ont plus d’importance que d’autres. En effet, certaines missions ont davantage de valeur ajoutée. C’est sur elles qu’il faut se concentrer.
Cela constitue par ailleurs une motivation particulière pour vous, car vous connaissez parfaitement les retombées exactes de la tâche que vous exécutez à ce moment précis.
Prenons l’exemple de Vilfredo Pareto qui est l’auteur de la théorie des 80/20. Concrètement, il estime que seuls 20 % de notre temps de travail produisent 80 % de notre chiffre d’affaires.
C’est une approximation pour vous amener à comprendre une chose. En consacrant moins de temps au travail, nous pourrions avoir autant sinon plus de résultats que nous n’en avons.
Éviter les interruptions pour rester concentré et efficace
Cela n’a l’air de rien. Mais l’une des raisons principales qui expliquent le retard dans l’exécution des tâches, c’est bien les interruptions. Cela peut être :
- Le téléphone : les notifications de message, mails et autres alertes peuvent, si vous n’y prenez garde, être un sérieux obstacle à votre productivité ;
- La télévision : si vous travaillez alors que la télé fonctionne sous vos yeux, vous aurez du mal à finir vos activités dans les délais prévus ;
- Les bruits : qu’il s’agisse de la rue ou des personnes, les bruits n’ont jamais facilité la concentration, pourtant nécessaire à l’accomplissement de certaines tâches.
Pour améliorer sa productivité, le freelance doit donc prendre des dispositions claires pour éliminer tout ce qui est de nature à perturber sa concentration et donc sa productivité.
Mettez le téléphone sur silencieux et surtout supprimez les notifications, car elles constituent une vraie source de déconcentration.
Le freelance doit tester certaines méthodes
Par exemple, une méthode de gestion du temps affirme que le temps de travail qui doit précéder un temps de pause est de 50 minutes.
Alors qu’une autre, appelée Pomodoro, préconise un temps de travail de 25 minutes puis 5 minutes de pause avant de retourner travailler 25 minutes.
Il faut savoir que ces méthodes ne sont pas une science exacte. C’est pourquoi vous devez les tester et appliquer celle qui vous convient le mieux.
Sachez qu’en tant que freelance, vous devez être maître de votre temps. Il vous appartient de trouver la meilleure méthode pour évoluer à votre rythme.
Confier certaines tâches à des spécialistes pour être plus productif
Ne cherchez pas forcément à tout faire seul. Pour être efficace, vous aurez besoin de déléguer certaines activités. Il s’agit de celles qui demandent une expertise que vous n’avez pas.
Ou encore, celles qui peuvent vous prendre un temps que vous pourriez mieux rentabiliser en faisant autre chose. C’est l’exemple de :
- La rédaction de contenus ;
- Du montage de vidéos ;
- La création de posts pour les réseaux sociaux ;
- …
Pour améliorer sa productivité, le freelance doit s’équiper
Avec les avancées de la technologie, beaucoup de tâches peuvent être automatisées.
Ne rechignez pas à investir pour l’acquisition de logiciels spécialisés qui offrent des solutions de gestion complète de certaines tâches. Regardez plutôt le gain de temps et ce que cela peut vous rapporter.
Pour le freelance, cela permet de gagner un temps précieux. En effet, les tâches de plusieurs heures peuvent être réalisées en quelques minutes seulement. Nous avons par exemple :
- La facturation ;
- L’envoi d’emails ;
- La publication sur les réseaux sociaux ;
- …
Pensez au bout de quelque temps à faire une évaluation de l’efficacité et de l’efficience des méthodes que vous implémentez. C’est la meilleure façon de déceler ce qui ne va pas et de réfléchir à trouver des solutions pour une meilleure productivité.
Le freelance doit apprendre à dire « Non »
Dans votre activité, faites attention aux sollicitations inutiles et improductives. Ne laissez pas une tierce personne bousculer votre agenda. Par ailleurs, certaines réunions se révèlent chronophages et sans valeur ajoutée. Ayez le courage de dire « NON » et faites le focus sur celles qui vous sont vraiment utiles. Votre productivité s’en ressentira.
Formation à la création d’entreprise 100 % en ligne
Si vous décidez de vous lancer en tant que freelance, vous aurez besoin de créer une entreprise.
Profitez de l’offre de WikiCréa, qui propose une formation destinée à accompagner les créateurs d’entreprise.
Pour seulement 30 €, vous pourrez suivre une formation complète, qui aborde toutes les étapes nécessaires à la création d’entreprise.
La formation se termine par la remise d’un certificat d’aptitudes. De quoi vous donner tous les outils nécessaires.
Commencez dès maintenant la formation à la création d’entreprise.
Les outils WikiCréa pour la création d’entreprise
La gestion de votre activité est très importante. Pour cela, vous devez disposer des outils appropriés.
La boutique WikiCréa vous propose à cet effet des outils pratiques, simples à utiliser, et valable à vie (sauf changement de la réglementation française).
Vous trouverez notamment :
- Un modèle de facturier automatique au format Excel ;
- Modèle de livre de recettes/dépenses, obligatoire dans le cas d’une création de micro entreprise : cliquez ici pour le commander ;
- Un tableau de suivi du chiffre d’affaires et de la marge ;
- Un exemple de tableau de gestion du temps.
