Secrétaire indépendante en télétravail : tout savoir sur le métier

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Que savez-vous vraiment du métier de secrétaire en télétravail ? Quelles différences avec une secrétaire salariée ? Quelles sont leurs missions et pour quels clients travaillent-elles ?

Vous les connaissez surtout lorsque vous prenez rendez-vous chez le médecin. Mais le métier de secrétaire en télétravail est bien plus large et bien plus riche que la simple permanence téléphonique !

Aujourd’hui, on voit ce métier fleurir sous différentes appellations : secrétaire à domicile, télésecrétaire, assistante administrative ou encore secrétaire freelance. Difficile pour le client de s’y retrouver, de comprendre les missions réelles de ces travailleurs indépendants et de trouver un professionnel compétent et de confiance.

Voir aussi notre article : S’installer comme secrétaire indépendante : tout savoir.

Le métier de secrétaire indépendante en télétravail.

Quand on parle de télétravail, on entend externalisation de services. Le client souhaite ainsi confier la réalisation de tout ou partie d’une mission à un prestataire extérieur et ne plus gérer celle-ci en interne.

On le voit tous les jours, cette gestion externalisée d’une prestation de service (ingénierie, informatique, construction…) se développe de plus en plus et le secrétariat en fait partie. Les avantages : souplesse, flexibilité et réduction des coûts.

Une secrétaire indépendante exerce à son compte, très souvent depuis son domicile, mais peut également intervenir sur site au sein même de l’entreprise pour des besoins ponctuels ou plus réguliers.

Ce n’est donc pas un contrat de travail qui lie la secrétaire à son client, mais bien un contrat de prestation de services (accompagné d’un devis et bon de commande notamment).

Une secrétaire indépendante conjugue plusieurs contrats et doit continuellement convaincre de nouveaux clients de choisir ses services, car la concurrence de manque pas !

Derrière ce statut d’indépendant et le sentiment de liberté que celui-ci procure, devenir secrétaire indépendante c’est aussi la volonté d’aider au quotidien des structures recherchant de l’aide et parfois même se trouvant dans des difficultés de gestion.

Aussi, plusieurs entreprises déjà dotées d’une secrétaire n’hésitent pas à externaliser une partie de leurs tâches administratives.

Les raisons peuvent être les suivantes :

  • Manque de temps à dédier au secrétariat,
  • Manque de compétences au sein de la structure,
  • Manque de budget et de temps pour l’accueil d’un nouveau salarié,
  • Activité fluctuante ne permettant pas l’embauche fixe d’un salarié,
  • Surcharge temporaire de travail,
  • Besoin urgent d’une assistance administrative,
  • Besoin d’une optimisation du budget : paiement à la tâche, baisse du coût des charges salariales, diminution des frais liés à l’achat et à l’entretien du matériel bureautique.

Certaines secrétaires choisissent de se spécialiser dans la permanence téléphonique, d’autres dans la prospection ou encore dans la gestion administrative ou la retranscription audio. Parfois, certaines se spécialisent par secteur d’activité (commercial, juridique, médicale…).

En réalité, le spectre des prestations exercé par les secrétaires indépendantes est très large et peut concerner :

  • La gestion administrative,
  • La gestion commerciale,
  • La retranscription audio,
  • La traduction,
  • etc.

Découvrez le profil d’Anne-Sophie FERRAND, secrétaire indépendante et gérante de NOTA Secrétariat.

Les clients et des exemples de services.

Les secrétaires indépendantes sont un véritable soutien pour beaucoup de structures. Qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, de tous secteurs et de toutes zones géographiques (rurales ou urbaines), leurs profils peuvent être :

  • des artisans et des particuliers : classement et archivage, gestion du courrier des mails, suivi des règlements et des factures,
  • des PME – PMI, associations et collectivités : saisie de données, rédaction de documents, traduction, retranscription audio de réunions, de séminaires, de colloques, gestion d’agenda, prospection et mise à jour de bases de données, rédaction web,
  • des médecins, notaires, huissiers, avocats : permanence téléphonique, rédaction de comptes rendus, gestion d’agenda,
  • des centres de recherche, universités, professeurs, journalistes : retranscription d’entretiens, de réunions, de colloques.

Les missions d’une secrétaire indépendante, très souvent proposées à la carte, sont donc multiples et concernent tous secteurs.

L’activité des secrétaires indépendantes n’étant pas réglementée (hors comptabilité), aucun diplôme n’est obligatoire. Il est malgré tout conseillé d’avoir à minima une expérience significative. Le client, a fortiori quand la mission est externalisée, demandera des références ou fera ses propres recherches sur Internet pour savoir si la secrétaire détient bien les compétences qu’il recherche.

Une secrétaire indépendante doit donc faire preuve d’autonomie et d’adaptabilité aux différents secteurs, aux différents profils clientèles et naturellement doit avoir une bonne maîtrise des outils de logiciels bureautiques.

Auteur : Anne-Sophie FERRAND – NOTA Secrétariat.

Voir aussi notre article : S’installer comme secrétaire indépendante : tout savoir.

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