Participer à un salon professionnel, bien préparer son stand

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Comment participer à un salon professionnel ? Comment bien préparer son stand ? Quel est le coût d’un salon professionnel ? Tous nos conseils.

Participer à un salon professionnel représente un investissement important en temps et en argent. C’est un pari en terme de communication, dont il est difficile de prévoir les retombées et le retour sur investissement à court, moyen et long terme.

Participer à un salon professionnel peut parfois se révéler décevant compte tenu de l’énergie dépensée. Mais bien choisi et bien préparé, l’opération peut se révéler un excellent tremplin pour la notoriété et les ventes.

Voici nos conseils pour bien préparer et rentabiliser un salon professionnel en tant qu’exposant.

Les étapes pour participer à un salon professionnel.

Participer à un salon professionnel en tant qu’exposant doit s’inscrire dans la stratégie générale de communication de l’entreprise. L’événement doit être cohérent avec les objectifs marketing et commerciaux fixés par les dirigeants.

Voici les principales étapes pour participer à un salon professionnel :

  1. Définir ses objectifs. Avant tout, il faut savoir pourquoi on souhaite participer à un salon professionnel. Est-ce pour trouver de nouveaux clients ? Pour fidéliser ses clients existants ? Pour trouver des partenaires ou des opportunités d’affaires ? Pour accroître sa notoriété ? Pour s’implanter sur un nouveau marché ? Pour présenter une innovation ou un nouveau produit ? A noter qu’un salon est souvent un bon moyen de mieux approcher son marché : ses clients certes, mais aussi tous les intervenants présents sur le secteur d’activité.
  2. Identifier un salon intéressant pour votre activité. Bien sûr, le thème du salon, sa notoriété et sa fréquentation sont importants. Mais le choix du salon se fait surtout en se renseignant sur le profil des visiteurs et sur le profil des exposants (concurrents, partenaires ?). Un petit salon bien ciblé pourrait se révéler plus intéressant qu’un grand salon trop généraliste.
  3. Budgéter la participation au salon. Il faudra chiffrer les coûts directs engendrés par la participation au salon (location du stand, équipement, décor, produits) mais aussi les coûts indirects (temps passé, déplacements, mobilisation de personnel), et les comparer aux retombées probables. L’exercice est souvent difficile !
  4. Prendre contact avec l’organisateur du salon et réserver un stand. Il faudra s’y prendre suffisamment à l’avance (3 à 6 mois). Le choix du stand, c’est-à-dire de l’emplacement au sein du salon est bien sûr capital. Le choix se fait habituellement sur plan :
    • on préférera les emplacements visibles et situés près des principaux axes de passage,
    • à noter que les meilleurs emplacements sont souvent prisés et réservés en priorité,
    • les emplacements les mieux situés sont plus chers, mais offrent généralement beaucoup plus de potentiel.
  5. Préparer l’aménagement de son stand. Il s’agit d’anticiper les besoins en mobilier et en accessoires de décoration. Il faudra le plus souvent prendre contact avec des aménageurs de stand, appelés « standistes ». Plus de détails plus bas.
  6. Préparer les documents de communication à distribuer sur le stand. Prévoyez suffisamment de cartes de visite, de brochures, de plaquettes de présentation et de catalogues. Il faudra sans doute prévoir des documents spécifiques, mais le mieux serait qu’ils soient réutilisables.
  7. Inviter ses clients / prospects / partenaires / fournisseurs à venir sur le stand. Participer à un salon est intéressant si l’on peut communiquer autour de l’événement. Profitez du salon pour prendre des contacts, et leur proposer des rendez-vous. Communiquez aussi sur votre site internet. Si possible, intervenez comme conférencier au sein du salon, cela sera un excellent prétexte pour inviter vos prospects.
  8. Soigner ses contacts. Au cours du salon, vous allez certainement rencontrer beaucoup de monde. Le plus dur sera de vous y retrouver, et de faire le tri entre les contacts prometteurs et ceux qui sont moins intéressants. Prenez des notes et agrafez les cartes de visite ; classez vos contacts par priorité d’intérêt.
  9. Suivre les contacts. C’est là que le véritable travail commence. Une fois le salon terminé, il faudra reprendre contact avec chacune des personnes rencontrées et voir de quelle manière continuer la relation.
  10. Faire le bilan de sa participation au salon. C’est un exercice difficile. En effet, il faut souvent attendre des mois avant de juger des retours positifs de la participation à un salon !

Participer à un salon professionnel : combien ça coûte ?

Le coût de participation est très variable d’un salon à l’autre. Un stand de taille moyenne peut coûter de 6 000 à 15 000 € : un tarif auquel il faut ajouter l’aménagement, la décoration et le matériel, ce qui peut facilement faire doubler la note.

Le coût du stand lui-même est très variable :

  • un stand en kit sera peu coûteux,
  • un stand modulaire (location de mobilier) aura un coût supérieur à celui d’un stand en kit,
  • un stand sur-mesure réalisé par un standiste peut revenir à 400 € le m² environ.

Participer à un salon international.

Les entreprises qui exportent (ou qui souhaitent exporter) ont la possibilité de participer à des salons internationaux qui correspondent à leur secteur d’activité, par exemple :

  • Biofach pour les produits biologiques,
  • Vivaness pour les soins naturels et le bien-être,
  • Eltec pour l’électrotechnique,
  • FachPack pour les techniques d’emballage et de stockage,
  • Galabau pour l’aménagement des jardins et espaces verts,
  • Interbev Process pour les boissons,
  • ou encore Interzoo pour les animaux familiers.

Ces salons constituent une excellente opportunité pour accéder à de nouveaux marchés, ou pour renforcer sa présence dans un pays. Pour certains marchés, il est souvent nécessaire de participer à plusieurs salons avant d’établir des contacts sérieux.

A noter que l’organisme public Business France accompagne les entreprises françaises pour leur participation à des salons professionnels à l’étranger, à travers son programme France-Export : location de stands partagés, listing de contacts d’affaires, prise de rendez-vous, etc. Des aides et des financements sont aussi mobilisables.

Bien préparer son stand pour un salon professionnel.

Préparer un stand pour un salon ne s’improvise pas. Il est fortement conseillé de prévoir un stand vivant, visuellement qualitatif et attrayant. Il est nécessaire de prévoir suffisamment de personnel, de produits et de testeurs.

Des entreprises sont spécialisées dans les accessoires et le mobilier pour salons professionnels, par exemple www.standexposium.fr ; elles proposent diverses solutions de décor de stand :

  • stands portables (en kit ou de type parapluie),
  • stands modulaires (location de mobilier),
  • comptoirs,
  • totems,
  • affiches type kakemono,
  • podiums,
  • porte-brochures et mobilier de présentation,
  • luminaires adaptés.

Votre checklist pour réussir votre salon professionnel.

Voici quelques conseils et points à vérifier pour mettre toutes les chances de votre côté en tant qu’exposant sur un salon professionnel :

  • Préparez votre salon suffisamment à l’avance. Si les délais sont courts, mieux vaut remettre cela à l’année suivante.
  • Choisissez bien votre taille stand. Le taille et l’emplacement de votre stand doivent être cohérents avec les caractéristiques de votre entreprise. Ne prenez pas un immense stand central si vous êtes encore un acteur secondaire du marché. De la même manière, ne prenez pas un stand trop petit si vous êtes en train de percer sur le marché, cela véhiculerait une mauvaise négative.
  • Proposez des démonstrations, des animations, des conférences, des dégustations et des jeux. Le but est de créer l’événement et de rendre votre présence non pas statique mais dynamique.
  • Constituez-vous un fichier Excel de contacts. Remerciez tous vos contacts croisés sur le salon.

Voir aussi notre article : comment faire connaître son entreprise ?

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