Numérotation des factures : les règles à respecter

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Quelles sont les règles de numérotation des factures ? Les numéros de facture doivent-ils se suivre ? Peut-on changer la numérotation des factures a posteriori ? Que faire en cas d’erreur de numérotation de facture ? Comment établir ses factures ?

En France, les règles d’établissement et de numérotation des factures sont définies par le Code du commerce.

Ces règles visent à limiter les risques de fraude : ventes au black ou fausses factures. En effet il pourrait être tentant de détruire a posteriori des factures pour ne pas avoir à reverser la TVA à l’Etat ou encore pour déclarer moins de chiffre d’affaires et donc payer moins d’impôt et de cotisations sociales…

La réglementation instaure donc des garde-fous :

  • toute facture doit être éditée en double-exemplaire : un exemplaire pour le client et un exemplaire à conserver par l’entreprise,
  • chaque facture doit présenter un numéro unique défini une fois pour toutes,
  • les numéros de factures doivent se suivre de manière logique et chronologique,
  • il est interdit de supprimer des factures a posteriori, même si la transaction est annulée ou impayée,
  • toutes les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans (originaux ou copies).

Entrons dans les détails des règles de numérotation des factures.

Les numéros de facture doivent se suivre : qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Selon le Code de Commerce, les numéros de factures doivent être :

  • continus et non interrompus : on ne doit pas sauter un numéro de facture, autrement dit il ne doit pas y avoir de “trou” dans la suite de numéros,
  • chronologique : incrémentation croissante,
  • uniques : deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

Cependant la loi permet de personnaliser la manière de numéroter les factures, ce qui permet une certaine souplesse. Voyons ce que cela signifie.

L’utilisation de différents préfixes pour numéroter ses factures.

Il est possible d’utiliser des préfixes différents et parallèles pour numéroter ses factures : plusieurs préfixes peuvent coexister correspondant à différents types de clients, différents canaux de vente, ou encore différents types de prestations. C’est le cas par exemple pour les entreprises qui utilisent différents systèmes de facturation en parallèle : une facturation pour les ventes en ligne, une facturation pour les ventes en direct, etc.

Exemples de préfixes qui peuvent cohabiter :

  • F0001, F0002, F0003…
  • FA0001, FA0002, FA0003…

La numérotation de facture pour une nouvelle année.

Il est possible de définir un préfixe différent par année, par exemple 2018-0001. Cela permet de repartir du numéro 00001 à chaque début d’année et de retrouver plus rapidement une facture.

Choisir votre tout premier numéro de facture.

Il est possible de démarrer sa numérotation de facture à une valeur autre que “1” ou “0001”. Cela peut se justifier lors d’un lancement d’entreprise par exemple, si vous souhaitez éviter de montrer à vos premiers clients que vous venez tout juste de démarrer votre activité. Nous vous conseillons dans ce cas de démarrer votre numérotation de factures à partir d’un chiffre rond, “F00100” par exemple, cela pour éviter tout risque de suspicion de la part de l’administration.

Changer sa numérotation de factures.

Il est possible de changer à tout moment votre système de numérotation de facture, pour peu que vous repartiez sur un système cohérent et chronologique. Nous vous conseillons cependant d’effectuer ce type de changement exceptionnel en début de nouvelle année pour éviter tout risque de suspicion de la part de l’administration fiscale…

Peut-on supprimer une facture ?

La réponse est clairement non, il n’est pas autorisé de supprimer une facture. A partir du moment où une facture a été saisie elle doit continuer à exister, cela même si la transaction est non réalisée, annulée, retournée, remboursée ou impayée. Supprimer une telle facture créerait un trou dans la numérotation, en vous pourriez être inquiété en cas de contrôle.

Mais alors, comment justifier que vous n’avez pas reçu de paiement pour une facture ? La solution est simple, il vous suffit de générer une facture d’avoir (voir notre article dédié).

Que faire en cas d’erreur de numérotation des factures ?

Si vous établissez vos factures sur Word ou Excel, il se peut que vous commettiez des erreurs, par exemple deux factures avec le même numéro. Si cela vous arrive, n’essayez surtout pas de changer la numérotation de toutes vos factures pour rattraper l’erreur. Mieux vaut ne toucher à rien, et reconnaître votre erreur en cas de contrôle de l’administration.

La numérotation des factures d’avoir.

Une facture d’avoir est une facture au montant négatif qui vient annuler une facture qui a fait l’objet d’un retour d’un remboursement ou encore d’une erreur de facturation. Pour en savoir plus sur la numérotation des factures d’avoir, voir notre article consacré aux factures d’avoir.

La numérotation des devis.

Voir notre article consacré à la numérotation des devis.

La question de la numérotation des factures d’acompte.

D’abord, tout acompte versé doit donner lieu à l’émission d’une facture spécifique. La numérotation des factures d’acompte respecte les mêmes règles que pour les factures normales ; il n’y a pas de numérotation parallèle ou de préfixe spécifique pour les acomptes.

L’émission et la numérotation des factures sur Excel : autorisé ?

Contrairement à une idée reçue, il est possible d’établir ses factures à partir d’un logiciel de bureautique comme Word ou Excel. Il n’est donc pas obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ou de gestion certifié pour produire des factures (les seules obligations concernent les logiciels de caisse : voir notre article dédié).

Le logiciel de facturation Excel de WikiCréa (gratuit).

WikiCréa vous propose de télécharger son outil Excel de facturation, gratuit et très simple d’utilisation : cliquez ici pour accéder à l’article concerné contenant le lien de téléchargement.

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