Faire appel à une assistante administrative : quels avantages ?

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Quels avantages y a-t-il pour un créateur d’entreprise à faire appel à une assistante administrative ? Que peut apporter une assistante administrative au quotidien ?

Beaucoup de créateurs d’entreprise pensent qu’ils doivent prendre en charge toutes les tâches quotidiennes pour faire des économies et éviter d’embaucher.

Disons-le clairement : cette manière de penser est mauvaise. Penser que l’on peut tout faire soi-même est la meilleure manière de bloquer le développement de son entreprise et de s’épuiser.

Rappelons que la première qualité d’un chef d’entreprise est sa capacité à s’organiser et à gérer son temps. L’erreur classique consiste à se disperser, c’est-à-dire à perdre du temps sur des tâches annexes, non stratégiques et peu rentables, par exemple les déplacements, le classement administratif ou l’entretien du matériel.

A l’inverse, le bon comportement consiste à se questionner sur la chaine de valeur de l’entreprise : qu’est-ce qui fait la valeur ? Qu’est-ce qui permet la croissance du chiffre d’affaires ? Qu’est-ce qui renforce la notoriété ? Bref, quelles sont les actions qui assurent la rentabilité et la pérennité à long terme ?

Prenons l’exemple d’un poseur de cuisines : en véritable « homme-orchestre », cet artisan devra se déplacer pour établir les devis, répondre au téléphone, gérer son planning d’interventions, payer les factures reçues, classer les documents, gérer la relation avec son expert-comptable, relancer les paiements en retard, encaisser les chèques, suivre sa trésorerie et ses statistiques, prospecter, répondre aux sollicitations commerciales, répondre aux réclamations, gérer les relations avec ses fournisseurs… et bien sûr intervenir sur site pour poser des cuisines.

Il semble évident que cet artisan ne pourra pas tout faire. Dans le cas présent, le professionnel devrait se concentrer sur les tâches les plus stratégiques, à savoir :

  • prospecter pour se faire connaître,
  • se déplacer chez les clients pour établir les devis et créer véritable une relation de confiance,
  • s’assurer de la qualité du travail après chantier (la pose elle-même peut être sous-traitée si elle n’est pas technique),
  • toutes les autres tâches pourraient être externalisées, par exemple en faisant appel à une assistante administrative.

Faire appel à une assistante administrative : 6 avantages.

Faire appel à une assistante administrative peut se révéler très profitable pour les petites entreprises. Voici les principaux avantages.

  1. La secrétaire peut jouer le rôle d’assistante administrative, prenant en charge la gestion des documents, le classement, ou la préparation des éléments pour l’expert-comptable,
  2. Elle peut aussi jouer le rôle d’assistante de direction, traitant les appels et ayant accès à l’agenda du dirigeant,
  3. Si la comptabilité est tenue en interne, la secrétaire peut aussi jouer le rôle d’assistante comptable (saisie comptable, suivi, rapprochement bancaire…),
  4. Certaines secrétaires proposent aussi l’assistance commerciale : relance devis, gestion de la relation client, administration des ventes, gestion des opérations de communication et des campagnes de mailing…
  5. Certaines secrétaires sont polyvalentes et proposent à la fois l’assistance administrative, comptable et commerciale.
  6. Enfin, certaines secrétaires proposent d’intervenir à distance, on parle alors de télésecrétariat.

Recrutez votre assistante administrative en fonction de ses compétences et de ses expériences passées. Ne raisonnez pas en terme de coût, mais de temps gagné qui vous permettra de vous concentrer sur votre coeur de métier.

Enfin, sachez que des réseaux d’assistantes administratives existent. N’hésitez pas à les solliciter, par exemple aadprox.com

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