Quels documents remettre au salarié en fin de contrat ?

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Plusieurs documents sont à remettre au salarié en fin de contrat. Il s’agit en effet d’obligations prévues par la loi. Ces divers documents permettront à l’individu d’effectuer les démarches nécessaires afin de faire valoir ses droits.

WikiCréa vous fait découvrir ici tout ce que vous devez savoir sur les documents à remettre au salarié à la fin de son contrat de travail.

Plusieurs motifs peuvent justifier la fin d’un contrat. Cependant, quel que soit le motif, la loi fait obligation à l’employeur de remettre au salarié un certain nombre de documents. Il s’agit notamment de :

  • Un certificat de travail ;
  • Une attestation pour Pôle Emploi ou attestation employeur ;
  • Un reçu pour solde de tout compte ;
  • Un état récapitulatif de l’épargne.

Le certificat de travail doit être délivré au salarié en fin de contrat

À la fin de son contrat de travail dans une entreprise, le salarié reçoit obligatoirement ce document. En cas de non-respect de cette règle, le salarié peut obtenir devant les juridictions compétences le droit de percevoir de l’employeur une amende. Elle s’élève à un maximum de 750 € pour une personne physique, et de 3750 € pour une personne morale.

Que comprend le certificat de travail ?

Certaines mentions doivent figurer sur le certificat de travail, notamment :

  • Le nom de l’entreprise ;
  • Le nom du salarié ;
  • La date d’entrée du salarié dans l’entreprise ;
  • La date d’expiration du contrat du salarié ;
  • L’emploi ou les emplois occupés par le salarié avec précision des périodes d’occupation de chacun d’eux ;
  • La date à laquelle le certificat est délivré et lieu ;
  • La signature de l’employeur.

Dans le cas où le préavis n’est pas effectué, le salarié peut obtenir de son employeur une attestation. Cette attestation, remise avant même la fin du contrat, met l’accent sur la date précise à laquelle le salarié est libéré de ses obligations contractuelles.

Il y est cependant mentionné que l’intéressé peut occuper un nouvel emploi.

Enfin, l’employeur précise dans le document le maintien des garanties de prévoyance « frais de santé » et « décès, incapacité de travail et invalidité ».

Le certificat de travail permet de démontrer son départ de la structure employeur précédente. Cela peut être demandé par un nouvel employeur, une compagnie d’assurance et par Pôle Emploi.

Ce que le certificat de travail ne peut pas contenir

Il est impératif de préciser que le certificat de travail ne peut en aucun cas contenir les raisons de la rupture du contrat, ni mentionner un éventuel mandat de représentant du personnel.

Aucun commentaire ne doit non plus concerner la qualité du travail de l’employé, par exemple, ou son comportement sur son lieu de travail.

L’attestation pour Pôle Emploi aussi est un document à remettre au salarié en fin de contrat

En dehors du certificat de travail, l’employeur est aussi contraint de délivrer au salarié une attestation Pôle Emploi. Ce document est important pour permettre à ce dernier de bénéficier, sous certaines conditions, des droits à l’allocation chômage.

Elle doit comprendre :

  • Le nom et la qualité de l’employé ;
  • La durée de l’emploi ;
  • Les raisons de la cessation du contrat de travail ;
  • La caisse de retraite complémentaire d’affiliation du salarié ;
  • L’identification du signataire.

Cette attestation doit être en adéquation avec le prototype fourni par la structure responsable de l’assurance chômage.

Pour l’obtenir, l’entreprise ayant moins de 10 salariés peut prendre contact avec l’agence Pôle Emploi dont elle dépend. Elle peut également la saisir directement en ligne.

Par contre, si elle a plus de 10 salariés, elle doit le faire uniquement en ligne dans l’espace employeur à l’adresse www.pole-emploi.fr.

Par ailleurs, il faut savoir que la remise tardive ou la non remise d’attestation Pôle Emploi peut être à l’origine de retard dans la perception d’allocation chômage. Dans ces conditions, le salarié peut obtenir des Prud’hommes le versement de dommages et intérêts.

Les amendes auxquelles l’employeur est soumis dans ce cas peuvent aller de 1500 € (personne physique) à 7500 € (personne morale).

Le reçu pour solde de tout compte est délivré au salarié en fin de contrat

L’employeur établi ce document en deux exemplaires. Le salarié en reçoit un, en même temps que la dernière fiche de paie.

Le reçu pour solde comprend l’ensemble des sommes que l’employeur verse au salarié dans le cadre de la cessation du contrat de travail. Ce reçu doit être nécessairement daté et signé par l’employeur. Par contre, le salarié peut accepter de le signer ou non.

Si les informations suivantes ne sont certes pas obligatoires, elles peuvent cependant y figurer :

  • Le nom du document ;
  • L’adresse de l’employeur et du salarié ;
  • La liste des sommes versées au salarié ;
  • La date ;
  • La signature de l’employé.

L’état récapitulatif de l’épargne

Ce document, que reçoit le salarié en fin de contrat, résume l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l’entreprise. Ceci est relatif à l’intéressement, à la participation ou au plan d’épargne d’entreprise.

Notons que les informations suivantes doivent y figurer :

  • Le nom du bénéficiaire ;
  • La présentation des avoirs du salarié obtenus ou transférés dans l’entreprise ;
  • Les systèmes de prise en charge des frais de tenue de compte-conservation ;
  • L’identification et la situation de la structure au sein de laquelle est domicilié le compte du salarié ;
  • L’identité de celui qui en a la charge (entreprise ou salarié).

En résumé, ces documents que l’employeur remet au salarié en fin de contrat sont essentiels pour lui permettre de mener les éventuelles démarches pour rentrer dans ses droits.

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