Faciliter sa vie professionnelle avec l’automatisation de la gestion

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L’automatisation de la gestion d’une entreprise est un concept extrêmement bénéfique pour un entrepreneur. En effet, pour la bonne marche de son activité, un chef d’entreprise doit parfois être présent sur plusieurs fronts. Et bien souvent, cela rime avec perte de temps, retard sur certaines tâches, performances au ralenti…

C’est pour cela que l’intégration de solutions automatisées de gestion offre une grande bouffée d’oxygène aux entrepreneurs. Dans cet article, WikiCréa vous explique ce qu’il est possible de faire en termes d’automatisation de la gestion d’entreprise.

L’automatisation de la gestion, quels avantages pour l’entreprise ?

Dans le fonctionnement quotidien d’une entreprise, certaines tâches sont chronophages, récurrentes et cependant nécessaires. Paradoxalement, elles peuvent être à faible valeur ajoutée. Face à une situation pareille, l’automatisation se présente comme une solution salutaire.

Elle permet au chef d’entreprise de faire exécuter par des systèmes informatiques les tâches répétitives. Cela offre un gain de temps considérable.

Mieux, vous pouvez alors dégager du temps pour vous consacrer pleinement à la mise en œuvre des stratégies de développement de votre entreprise.

Voici les principaux avantages de l’automatisation :

    • Exécuter les tâches plus rapidement ;
    • Optimiser la productivité de l’entreprise ;
    • Se concentrer sur des tâches plus importantes ;
    • Diminuer les coûts ;
    • Gagner du temps.

Quelles tâches automatiser ?

Il faut savoir que toutes les tâches ne peuvent être automatisées. S’il existe des solutions de gestion comptable par exemple, l’informatique ne pourra pas remplacer l’expert-comptable.

Parallèlement, une solution RH, bien que très utile pour beaucoup de choses, ne vous dispensera pas d’un entretien d’embauche. Un logiciel de Gestion de la Relation Client ne fera pas de livraison à votre place.

Cependant, bien des tâches, qu’elles soient comptables, relatives aux RH ou administratives, peuvent être automatisées.

Comment automatiser la gestion d’une entreprise ?

Si le fonctionnement de votre entreprise nécessite la réalisation de tâches répétitives et quasi-quotidiennes, alors vous avez besoin de l’automatisation.

C’est l’exemple de :

  • La facturation ;
  • Des relances par e-mail ou par SMS pour rappeler un rendez-vous ou éviter un retard de paiement ;
  • L’inventaire ;
  • La gestion du fichier client ;
  • Les copier-coller…

Vous devez faire le point des activités que vous exécutez régulièrement et qui prennent du temps. Ensuite, choisissez des solutions informatiques qui répondent de façon appropriée aux besoins que vous souhaitez satisfaire.

L’automatisation de la comptabilité facilite la gestion de son entreprise

Aujourd’hui, impossible pour une entreprise de fonctionner sans comptabilité. Rendre sa comptabilité automatique suppose que les processus manuels qui concernent la gestion comptable soient conduits par des applications ou des logiciels spécialisés.

En terme technique, cela est désigné par la robotisation comptable. On parle encore de RPA, c’est-à-dire Robotic Process Automation qui veut dire en français automatisation des processus robotisés.

Plusieurs secteurs de la comptabilité peuvent faire l’objet d’une automatisation. Notamment :

  • La gestion de la paie ;
  • Le bilan et le compte de résultat ;
  • La dématérialisation des factures ;
  • La transcription des factures et des devis ;
  • La saisie de factures, des relevés bancaires, des écritures de paie…
  • La gestion et la déclaration de la TVA…

Une solution de gestion comptable permet de gagner du temps et donc de prendre de l’avance sur certaines tâches. Par ailleurs, elle permet de :

  • Centraliser les informations relatives à la comptabilité de l’entreprise. Ainsi, les différents collaborateurs peuvent y accéder aisément ;
  • Améliorer la gestion des stocks ;
  • Systématiser l’édition de factures ;
  • Suivre l’évolution des factures ;
  • Mieux suivre l’évolution d’un devis jusqu’à la validation complète par le client ;
  • Éditer les fiches de paie ;
  • Suivre et archiver les reçus ;
  • Centraliser ses comptes bancaires pour un meilleur suivi des opérations et de la trésorerie ;
  • Faciliter la déclaration des charges de l’entreprise ;
  • Réduire le nombre d’interventions manuelles et donc d’erreurs ;
  • Avoir accès aux données comptables de la structure, même à distance, via une application mobile.

Parmi les solutions de gestion comptable, figurent entre autres les applications suivantes telles que Axens,  Artinove, Ciel paye

Automatiser la gestion de la relation client de l’entreprise

Gérer une entreprise suppose aussi de gérer la relation-client. Des solutions informatiques vous faciliteront la vie, surtout si votre entreprise dispose d’un éventail de clients assez fourni.

Il existe des CRM, Customer Relation Management. Ce sont des logiciels qui intègrent des solutions pour traiter les relations avec ses clients. Ils donnent par ailleurs la possibilité de disposer d’informations spécifiques sur chaque client afin de pouvoir leur proposer des solutions adaptées.

En effet, les besoins varient d’un client à un autre. Une telle solution aide à :

  • Communiquer avec les clients ;
  • Optimiser les propositions et les prestations auprès des clients ;
  • Prendre de l’avance sur les concurrents grâce à ces relations privilégiées.

Parmi ces solutions, on distingue Salesforce ou encore Sellsy

Automatisation de la gestion des ressources humaines de l’entreprise

À l’instar des solutions de gestion comptable, il existe également des solutions de gestion des ressources humaines. Ainsi, vous n’aurez plus à vous occuper de la gestion de certaines tâches relatives aux RH. Notamment :

  • Les congés du personnel ;
  • Les contrats de travail ;
  • Les fiches de paie ;

L’avantage ici, est que le chef d’entreprise libère du temps précieux qui peut être consacré à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. C’est le cas notamment des actions comme le pilotage stratégique, la gestion de production ou encore le développement commercial. Monday figurent parmi les applications de gestion RH qui permettent cela.

Les avancées de la technologie ont offert aux chefs d’entreprise des solutions simplifiées pour une meilleure gestion de leur société.

Grâce à ces solutions, beaucoup de tâches peuvent être automatisées et exécutées très facilement. Les avantages qui en découlent sont nombreux.

En tant qu’entrepreneur, vous gagneriez donc beaucoup à adopter ces solutions dans votre stratégie de gestion.

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