8 manières d’accroître sa productivité de chef d’entreprise

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Comment gagner en efficacité et travailler plus vite lorsque l’on est entrepreneur ? Comment mieux gérer son temps et accroître sa productivité de chef d’entreprise ? Comment mieux organiser son quotidien de dirigeant ?

Pour le chef d’entreprise lambda, les journées sont toujours trop courtes.

Cette impression de subir la pression du temps est très désagréable et peut entrainer une baisse de confiance voire une démotivation rapide du dirigeant. Le risque se situe aussi sur le plan personnel et familial : un chef d’entreprise toujours débordé et stressé mettra inévitablement son couple en danger.

Heureusement, il existe des moyens de mieux s’organiser et de gagner en productivité ! Voici 8 règles à respecter.

Voir aussi notre article : Les 20 qualités essentielles d’un bon chef d’entreprise.

Règle n°1 pour améliorer votre productivité de chef d’entreprise : Ne vous dispersez pas.

Au quotidien, le chef d’entreprise est ultra-sollicité par ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires, ses associés, mais aussi par les démarcheurs, les représentants des collectivités locales, les réseaux associatifs… La liste des demandes s’allonge, ce qui aboutit à une multiplication des tâches et à une certaine confusion.

Le dirigeant doit à tout moment savoir faire le tri entre les tâches importantes (stratégiques, prioritaires, rémunératrices) et les tâches secondaires, ces dernières pouvant être refusées ou remises à plus tard.

Ne déviez pas de l’essentiel, gardez votre objectif en tête !

Règle n°2 : Automatisez au maximum.

Les tâches répétitives polluent le quotidien du dirigeant. Ce sont les clients qui vous posent toujours les mêmes questions, les vérifications à faire chaque jour, les trajets qui se répètent…

Il est crucial, pour accroître sa productivité de chef d’entreprise, d’automatiser au maximum toutes les tâches récurrentes, par exemple en tirant parti des nouvelles technologies.

Cela concerne principalement la bureautique, l’accueil client et la production :

  • placez des raccourcis sur votre bureau d’ordinateur vers les documents que vous utilisez le plus,
  • ajoutez en favoris de votre navigateur les sites internet que vous consultez le plus,
  • classez régulièrement tous vos documents et créez un document protégé rassemblant tous vos mots de passe,
  • mettez en place une foire aux questions sur votre site internet,
  • optez pour un standard téléphonique virtuel avec choix par touches, afin de répondre automatiquement aux demandes les plus fréquentes,
  • informez et éduquez vos clients par affichage, e-mail, courrier afin de devancer leurs questions,
  • informez vos clients par SMS automatique lorsque leur produit est prêt,
  • faites l’acquisition d’équipements ou machines permettant de gagner en productivité,
  • faites l’acquisition de logiciels de gestion ou CRM permettant d’automatiser vos tâches administratives et commerciales.

Si vous n’arrivez pas à automatiser une tâche régulière, renseignez-vous, des solutions existent !

Une règle d’or : ne vous rajoutez pas de tâche supplémentaire tant que vous n’êtes pas arrivé à automatiser les tâches en cours.

Règle n°3 : Fixez-vous des objectifs quotidiens et tenez-les.

Fixez-vous un objectif quotidien ou hebdomadaire et considérez-le comme votre priorité absolue. Par exemple : je dois démarcher un nouveau client chaque jour.

Cet objectif devra être stratégiquement important tout en étant facile à atteindre et rassurant. En vous tenant à cet objectif vous garantirez la pérennité de votre entreprise et vous garderez le sens des priorités. Rien ne pourra vous faire dévier de votre but.

Règle n°4 : Sous-traitez vos points faibles.

Il y a des tâches que vous faites à reculons parce que vous les maîtrisez mal, parce que vous avez l’impression qu’elles sont improductives et qu’elles vous font perdre votre temps. Pourtant, ces tâches doivent être traitées : il s’agit par exemple des tâches administratives ou comptables.

Pour améliorer votre productivité de chef d’entreprise, n’hésitez pas à faire sous-traiter ces tâches si vous estimez que vous n’êtes pas performant. Faites appel à des professionnels (comptables, secrétaires indépendantes, experts, avocats, sous-traitants…) : vous réduirez ainsi les risques et vous vous dégagerez du temps pour ce qui est réellement important et lucratif pour vous.

Règle n°5 : Eliminez toute interférence.

Notre vie moderne est truffée d’interférences, au premier rang desquelles le téléphone et les réseaux sociaux. A titre d’exemple, un français passe en moyenne 1h22 par jour sur les réseaux sociaux.

Si vous souhaitez être productif, éliminez toute sollicitation inutile : désinstallez les applications les plus chronophages, supprimez les notifications, ne communiquez pas votre numéro de téléphone personnel au grand public, supprimez vos abonnements aux newsletters et publicités que vous ne lisez pas, classez en indésirables les e-mails non sollicités.

D’autre part, sachez dire non (avec les formes) quand on vous demande un service que vous estimez ne pas devoir fournir.

Règle n°6 : Travaillez tôt le matin.

L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt : c’est aussi le cas pour les chefs d’entreprise !

C’est souvent le matin avant 9H00 qu’il est possible de travailler sans être dérangé. C’est à ce moment-là qu’il est possible de traiter les sujets importants, de réfléchir et d’organiser sa journée. Les lève-tôt ont l’impression agréable de maîtriser le temps.

Règle n°7 : Réduisez vos déplacements.

Beaucoup de chefs d’entreprise perdent un temps considérable à se déplacer, alors qu’ils pourraient tout aussi bien travailler à distance pour leurs relations avec leurs clients, fournisseurs ou partenaires. Les temps de déplacement sont par nature stressants, coûteux, risqués et improductifs surtout s’ils sont effectués en voiture…

Les moyens de communication modernes (visioconférence, très haut débit et fibre) permettent un gain de temps considérable, pourquoi s’en priver ?

Réduisez vos déplacements et regroupez-les. Ne vous déplacez que s’il y a un enjeu certain.

Règle n°8 : Ne remettez jamais les choses au lendemain !

Ne remettez jamais au lendemain les choses qui sont importantes pour la pérennité de votre entreprise. D’autre part, évacuez sans attendre les sollicitations sans intérêt…

Pour accéder à d’autres moyens d’accroître votre productivité de chef d’entreprise, voir aussi notre article : La procrastination, ennemie n°1 du chef d’entreprise.

 

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