Qu’est-ce que le registre du personnel ? Quelle en est l’utilité ? Peut-on utiliser un registre informatisé ou dématérialisé ? Cet article vous propose un modèle Excel de registre du personnel, à remplir et à imprimer.
Définition : Le registre du personnel ou « registre unique du personnel » est un document papier ou informatisé obligatoire retraçant les informations sur l’identité, l’entrée et la sortie de chaque salarié dans l’entreprise. C’est un document qui permet la transparence de l’information concernant le personnel employé.
Les particuliers et entreprises doivent tenir ce document dès lors qu’elles embauchent un premier employé.
Ce registre fait partie des documents obligatoires en entreprise.
En cas de contrôle, l’absence de registre du personnel est lourdement sanctionnée, jusqu’à 3 750 € d’amende par salarié.
Le registre du personnel : principe.
Le registre retrace les informations concernant différents types d’employés :
- les salariés,
- les intérimaires,
- les travailleurs à domicile, saufs s’ils sont embauchés par des particuliers ou des associations et rémunérés en chèques-emploi,
- les travailleurs étrangers ou détachés (pour ces derniers, il faudra adresser une déclaration à l’inspection du travail du lieu concerné ; cette déclaration sera annexée au registre unique du personnel),
- les stagiaires, avec des informations spécifiques (voir plus bas).
Le registre du personnel doit être rempli dans l’ordre des embauches.
Les informations doivent y être inscrites par ordre chronologique, et cela de façon indélébile. « Indélébile » signifie que les informations ne peuvent pas être effacées : chaque ligne du registre doit être conservée, et l’ordre chronologique respecté.
Le registre unique du personnel : contenu et mentions obligatoires.
Voici les informations obligatoires qui doivent figurer dans le registre du personnel :
- identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
- position dans l’entreprise : emplois et qualifications,
- date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
- type de contrat (CDD, CDI, temps partiel, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, intérim, mise à disposition…),
- pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du document constituant l’autorisation de travail,
- pour les stagiaires : il faudra tenir un registre spécifique (ou une annexe du registre principal) pour les stagiaires, avec les informations suivantes : nom et prénom, date de début et de fin du stage, identité du tuteur, lieu de présence du stagiaire.
Remarque : Si un même employé est embauché successivement sous différents contrats avec à chaque fois une date d’entrée et de sortie, il faudra enregistrer chacun de ces mouvements sur une nouvelle ligne du registre.
Registre du personnel : durée de conservation des informations.
Les informations enregistrées sur le registre unique du personnel doivent être conservées sur une période d’au moins 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’entreprise.
Document papier ou informatisé (numérique) ?
Le registre peut être tenu sous format papier : des modèles de registres sont disponibles dans le commerce, sous forme de livret ou de cahier à remplir manuellement.
Mais il est aussi possible de tenir un registre du personnel dématérialisé sous format électronique informatisé, par exemple sous Excel. Les formats numériques de registres du personnel doivent cependant offrir des garanties quant à l’intégrité des données saisies.
Attention toutefois aux risques de perte ou de destruction du document ! Il est conseillé de procéder à des sauvegardes régulières ou à des impressions papier.
Un modèle de registre gratuit, sous la forme d’un logiciel Excel.
Le modèle de registre du personnel Excel que WikiCréa met à votre disposition gratuitement répond aux règles de sécurité des informations saisies : en effet certaines parties du document sont protégées par mot de passe.
Cliquez ci-après pour télécharger notre exemple et modèle gratuit de registre du personnel, sous Excel : Registre du personnel Modèle Excel gratuit
Ce document constitue un support facile à imprimer.
Voir aussi nos articles :
- Un modèle de registre de sécurité (gratuit, obligatoire)
- Un modèle de document unique d’évaluation des risques (obligatoire)
- Affichage obligatoire dans l’entreprise : modèle gratuit à télécharger
- Les registres obligatoires en entreprise : quels sont-ils ?