Quelles sont les règles de numérotation des devis ? Numéroter ses devis est-il obligatoire ? Le numéro du devis doit-il correspondre au numéro de facture ? Comment établir ses devis ?
Un devis est un document qui décrit les prestations à effectuer : il détaille les caractéristiques, les conditions et le prix ; il permet de sécuriser la relation commerciale et d’éviter malentendus et litiges.
Cette article vous dit tout ce qu’il faut savoir sur la numérotation des devis.
Pour rappel, établir un devis est obligatoire dans les cas suivants :
- transactions au-delà de 1500 €,
- travaux et dépannages d’un montant au-delà de 150 €,
- prestations de services à la personne au-delà de 100 € par mois,
- prestations de déménagement,
- dépassements d’honoraires de professionnels de santé au-delà de 70 €.
Par ailleurs, tout devis doit comporter certaines mentions obligatoires et notamment les coordonnées des parties, la date, les prix, le montant total, les conditions de règlement, la durée de validité ou encore le numéro d’assurance décennale pour les artisans.
A l’inverse, la numérotation des devis n’est pas obligatoire, il est donc possible d’éditer des devis sans numéro, cela contrairement aux factures (rappelons que les factures doivent comporter un numéro unique, chronologique et sans « trou » dans la numérotation).
La numérotation des devis : nos conseils.
Même si la numérotation des devis n’est pas obligatoire, nous vous conseillons d’opter pour une numérotation logique. Cela vous permettra de mieux vous organiser sur le plan administratif, de retrouver vos devis plus rapidement et d’éviter les erreurs :
- optez pour un numéro unique pour chaque devis et pour une numérotation chronologique,
- ne supprimez pas les devis, même s’ils n’ont pas abouti,
- utilisez un préfixe spécifique pour les devis (par exemple D2018-0001, D2018-0002…) différent du préfixe utilisé pour les factures,
- changez de préfixe en début de chaque année,
- archivez vos devis pendant au moins 3 ans.
A noter : il ne pourra pas y avoir de correspondance entre vos numéros de devis et vos numéros de facture. En effet certaines factures peuvent avoir été émises sans devis, et à l’inverse, certains devis peuvent ne jamais être transformés en factures.
Comment établir vos devis ?
Plusieurs solutions pour établir vos devis :
- utiliser un carnet à devis : ce type de document papier est disponible en supermarché, maison de la presse ou sur internet,
- utiliser Word ou Excel,
- utiliser un logiciel de facturation : de nombreux logiciels existent sur le marché, à des prix très différents.
Un modèle de devis automatique, sur Excel (gratuit).
WikiCréa a conçu un modèle Excel très simple pour établir ses devis avec des numéros qui se suivent.
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Un logiciel complet de devis-facturation, sur Excel (gratuit).
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Ce logiciel vous permet de définir vos propres règles de numérotation des devis.
Voir aussi nos articles :
- Numérotation de facture : les règles à respecter.
- Comment faire un devis ?
- Comment fixer ses prix de vente ?