Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ? Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégré ou PGI ? A quel type d’entreprise ce type de solution s’adresse-t-il ?
Outil incontournable de la gestion des organisations depuis trois décennies, l’ERP s’impose comme le système de pilotage préféré des petites et moyennes entreprises. Voyons pourquoi.
Définition : Un ERP (Enterprise Ressource Planning en anglais) ou progiciel de gestion intégré en français (PGI) est un software qui permet de gérer une entreprise à partir d’un système et d’une base de données uniques, regroupant plusieurs fonctions et programmes paramétrables.
Le logiciel ERP est une solution complète visant le pilotage cohérent et facilité de toutes les facettes de l’organisation : comptabilité, gestion financière, production, logistique, stocks, vente, suivi de la relation client, ressources humaines ou encore management de projet.
Il existe de nombreuses solutions ERP sur le marché, comme par exemple le logiciel ERP de Gestimum, adapté pour les PME.
Voyons les avantages et les inconvénients d’un logiciel ERP.
Logiciel ERP : quels avantages ?
Les logiciels ERP présentent l’avantage majeur de rassembler en un seul outil l’ensemble des informations de gestion de l’entreprise. Auparavant éparpillées à travers différents logiciels pas toujours compatibles, l’ERP permet de regrouper l’information dans une base unique, accessible en tout point de l’organisation.
Les différents modules du logiciel se parlent entre eux pour faciliter la saisie, le traitement et la gestion de l’information.
Les avantages sont évidents : gain de temps, homogénéité des données et des rapports de synthèse, cohérence du système d’information. Le pilotage de l’entreprise s’en trouve largement facilité et éclairé.
Malheureusement ce type d’outil présente aussi des inconvénients.
Les inconvénients d’un progiciel de gestion intégrée.
La mise en place d’un ERP peut comporter des risques. Voici les principaux :
- Le temps de mise en place. Implémenter un ERP peut se révéler long et fastidieux en terme de définition des besoins, de paramétrage, de tests et de réglages. Une équipe projet devra être mise en place pour plusieurs mois. Rigueur et motivation seront nécessaires.
- Les particularités de l’entreprise. Chaque entreprise fonctionne de manière différente. Parfois trop lourds, les ERP ont souvent du mal à s’adapter aux spécificités de chaque organisation.
- La complexité. La complexité des ERP induit des risques : perte de sens, éloignement des objectifs. L’organisation se met alors au service de l’ERP alors que c’est bien évidemment l’ERP qui devrait être au service de l’organisation.
- L’appropriation. Le personnel peut avoir du mal à saisir les avantages de l’ERP, surtout au départ. Cela peut être une cause de démotivation. La mise en place de l’ERP est susceptible d’introduire un changement important dans les habitudes de travail : les managers devront faire preuve de pédagogie et de patience.
- Le coût. Le coût d’un ERP peut être très élevé : de 4 000 à 13 000 € par utilisateur. Cela comprend le logiciel lui-même mais aussi l’intégration, la formation et la maintenance.
Au final, les échecs de déploiements d’ERP sont nombreux : plus de 50% des cas !
Les ERP : pour quel type d’entreprise ?
Les logiciels ERP s’adressent à tous les types d’entreprises, sauf les très petites. Mais il n’y a pas de règle : l’ERP peut avoir du sens dans une entreprise et pas dans une autre.
Quelques conseils pour choisir votre ERP :
- Testez plusieurs produits avant de choisir.
- Optez pour un ERP personnalisable et modulaire : commencez par vous approprier les fonctionnalités les plus importantes avant de déployer les autres modules.
- Visez la rapidité de mise en place.
- Enfin choisissez un ERP susceptible de procurer un grand plaisir de travail au quotidien, pour vous et vos collaborateurs.