Qu’est-ce qu’une facture proforma ? Quelle est son utilité ? Dans quels cas utilise-t-on la proforma ? Cette article propose plusieurs modèles de factures proforma, en français et en anglais (Excel, Word, Pdf).
Les factures proforma sont des documents commerciaux utilisés dans certains secteurs d’activité ou particulièrement pour les opérations d’import-export nécessitant un transit par la douane.
Définition : une facture proforma (« pour la forme » en latin) est une facture provisoire utilisée comme un devis officiel. En d’autres termes, c’est un devis présenté sous la forme d’une facture provisoire.
La proforma est très utilisée dans les opérations d’import-export : l’exportateur émet une facture proforma à destination de l’importateur, afin que ce dernier puisse préparer les opérations de transport et de transit, demander les autorisations, et effectuer le paiement. La facture proforma permet de s’accorder sur le prix, les quantités, les remises, les conditions de la transaction et les conditions de livraison ; des conditions générales de vente peuvent être jointes à la facture pro forma.
La facture réelle et définitive sera envoyée par la suite, par exemple en accompagnement des marchandises livrées.
Facture proforma : les avantages.
Les avantages de la facture pro forma sont les suivants :
- Les termes de la transaction sont fixés de manière ferme et définitive,
- La facture proforma est un type de document reconnu et utilisé au niveau international,
- Emettre une proforma permet de demander le paiement de la marchandise à l’avance. Le paiement à l’avance est très pratiqué dans le commerce international. Une fois que les fonds sont réceptionnés, le fournisseur transforme la proforma en facture définitive, qui accompagera les biens,
- La facture proforma peut être présentée aux douanes par l’importateur, en vue d’obtenir une autorisation d’importer par exemple,
- Elle peut être utilisée pour effectuer tous types de formalités.
Voir aussi notre article : Créer une activité d’import-export.
Le formalisme d’un proforma.
La proforma présente la même forme qu’une facture définitive.
Mais la facture proforma présente les spécificités et caractéristiques suivantes :
- Elle fait apparaître la mention « Facture Proforma » en tête,
- Elle n’a pas de numérotation (ce n’est pas un document comptable),
- Elle indique clairement la devise utilisée pour la transaction (opérations d’import-export notamment),
- Elle précise généralement l’incoterm utilisé pour la transaction (conditions de mise à disposition, de transport et de livraison de la marchandise et répartition des responsabilités),
- Elle précise le mode de transport (avion, bateau, route) et la date d’expédition prévue,
- Elle différencie adresse de livraison et adresse de facturation,
- La facture proforma précise aussi le colisage et le poids des marchandises (nombre de colis, taille, poids unitaire),
- La facture proforma précise le pays d’origine : c’est une mention très importante pour certaines destinations. Mentionner l’origine française ou européenne des produits peut largement faciliter l’entrée des marchandises dans certains pays,
- Enfin la facture proforma peut faire apparaitre les coordonnées bancaires de l’expéditeur en vue de faciliter le paiement.
A noter :
- la TVA est absente sur les factures d’export : la TVA sera en effet prélevée par le pays de destination. Seule exception : la vente en ligne à l’intérieur de l’Union Européenne,
- il est fortement conseillé de signer et de tamponner les proforma (ainsi que les factures définitives) destinées à l’export,
- s’il s’agit d’expédier à l’étranger des produits de démonstration, des testeurs ou de très faibles quantités, mieux vaut indiquer une valeur unitaire très faible (0€ ou 1€), et faire apparaître la mention produits non destinés à la vente / NOT FOR SALE. Cela facilitera le transit douanier.
Un modèle de facture proforma vierge sur Excel (français et anglais), gratuit.
Cliquez ci-après pour télécharger un modèle de facture proforma vierge, sous format Excel (convertible en Pdf), c’est gratuit : Facture proforma Excel vierge modèle gratuit francais anglais
Le document comprend deux onglets :
- facture en français (premier onglet),
- facture en anglais (deuxième onglet) : hors taxe.
Ces modèles vierges de factures proforma Excel sont bien sûr convertibles en Pdf.
Un modèle de facture proforma vierge sur Word (.doc), gratuit.
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