Comment prévenir les impayés clients ? Comment décourager efficacement les mauvais payeurs ?
Les impayés peuvent être la source de graves problèmes pour l’entreprise : ils détériorent le besoin en fonds de roulement et la trésorerie, mais peuvent aussi causer un certain découragement et la sensation destructrice d’avoir travaillé pour rien.
Les PME qui ont à faire à une clientèle de professionnels sont particulièrement impactées par la question des impayés. Il suffit d’un impayé important ou de l’accumulation de quelques factures non-réglées pour provoquer une cessation de paiement.
Dans la plupart des cas, les dirigeants de PME n’anticipent pas assez le risque d’impayé. Pourtant, quelques procédures simples suffisent pour éviter le pire, nous allons le voir. Mieux vaut prévenir que guérir !
La prévention des impayés.
Certains cabinets d’avocats se sont spécialisés dans la prévention des impayés et les procédures de gestion du risque client, par exemple le cabinet parisien Stéphanie Lamy. Ces cabinets auditeront vos procédures et vous encourageront à mettre en place les bonnes pratiques nécessaires afin de réduire le risque.
Voici quelques procédés et actuces à mettre en place afin de décourager définitivement les mauvais payeurs.
1) Montrez vos exigences dès le début de la relation commerciale.
Ici, le but est d’indiquer clairement à vos clients que vous êtes très à cheval sur le respect des délais de paiement :
- par des mentions claires et lisibles sur vos documents commerciaux, factures, devis, et conditions générales de vente,
- par la signature de contrats de vente incluant des clauses de paiement drastiques,
- en demandant ostensiblement à vos clients des informations sur leur situation financière et leurs perspectives d’activité,
- en mettant en place des relances préventives, par exemple par l’envoi d’un échéancier de paiement quelques jours avant l’échéance.
2) Formez vos équipes.
En matière de gestion des impayés, le risque vient souvent de l’intérieur.
Quelques astuces simples devraient encourager vos collaborateurs à être attentifs aux impayés :
- versez les commissions à vos commerciaux uniquement après paiement intégral des factures clients,
- formez vos équipes à la prévention et à la gestion des impayés.
3) Découragez toute tentative de retard ou de non-paiement.
Il s’agit de faire comprendre à votre client qu’en cas de difficulté, vous devez être payé en priorité. Pour cela, il ne faut pas hésiter à :
- relancer dès le premier jour de dépassement de l’échéance,
- mettre en place des clauses de réserve de propriété, gages ou nantissements,
- demander une caution, y compris à titre personnel.
4) Repérez les mauvais payeurs.
Il s’agit de mettre en place des outils d’alerte concernant la situation des clients. De nombreux sites internet, par exemple www.societe.com ou www.verif.com, permettent l’accès à la situation financière des entreprises (comptes annuels, identité des dirigeants ou de la maison mère), et la mise en place d’alertes par e-mail.
Il conviendra aussi de se renseigner sur le passé de vos clients et sur leur comportement vis-à-vis des autres fournisseurs. Il existe pour cela une méthode imparable : téléphoner aux fournisseurs actuels de votre client pour en savoir plus !
Voir aussi nos articles :
- Impayés clients : de la relance à la procédure de recours
- L’injonction de payer : définition et procédure
- Impayés clients : une procédure simplifiée pour les créances inférieures à 4000 €