WikiCréa met à votre disposition un modèle Excel de note de frais, à télécharger gratuitement au bas de cet article. Ce tableau de note de frais peut être utilisé par les dirigeants d’entreprise comme par leurs employés.
Définition : Une note de frais est un état des dépenses réalisées à titre personnel par un membre de l’entreprise (dirigeant, salarié), et susceptibles d’être remboursées par l’entreprise. Les notes de frais prennent habituellement la forme d’un tableau récapitulatif établi mensuellement, le plus souvent sous Excel.
Nota : Nous parlons ici de remboursement de frais réels.
Pour être valables, les notes de frais doivent être :
- réalisées dans l’intérêt de l’entreprise,
- accompagnées de justificatifs (factures, facturettes…),
- présentées dans un tableau détaillant les dates, sommes, et motifs,
- enfin elles doivent être proportionnées, c’est-à-dire non somptuaires (cliquez ici pour lire la définition d’une dépense somptuaire).
Les différents types de dépenses pouvant constituer une note de frais.
Votre tableau Excel de note de frais pourra comporter :
- des frais kilométriques, calculés selon un barème au kilomètre,
- des frais de déplacement : train, métro, taxi, parking, péages d’autoroute,
- des frais d’hébergement : hôtel, chambre d’hôte,
- des notes de frais de restaurant, snack ou café,
- des frais de téléphone,
- des frais de timbre ou d’affranchissement de lettres ou de colis,
- des frais de fourniture ou de documentation,
- tout autre frais justifié.
Attention, en cas de doute ou de non-justification, certains frais pourront être requalifiés en avantage en nature par le contrôleur fiscal.
Notes de frais : limites et règles à respecter.
Voici quelques garde-fous à connaître concernant les notes de frais :
- Pour les repas, il convient d’indiquer le détail des personnes invitées ainsi que le motif sur les justificatifs (fiches ou facturettes de restaurant) ou sur votre tableau Excel.
- Pour les dépenses d’hébergement et d’hôtel, elles sont justifiées uniquement s’il n’est pas possible de regagner le domicile le soir (distance de 50 km minimum), ou lorsque le trajet en transports en commun serait supérieur à 1h30.
- Enfin les frais kilométriques ne peuvent pas prendre en compte les trajets du domicile personnel vers lieu de travail.
Enfin, il faut savoir que le remboursement des notes de frais n’est pas soumis à cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.
Un modèle Excel de note de frais à télécharger.
Cliquez ci-après pour télécharger notre tableau Excel de note de frais mensuelle, c’est gratuit : Modèle Excel note de frais gratuit
Ce modèle de note de frais gère la TVA.
Voir aussi nos articles :
- Le remboursement des frais kilométriques du chef d’entreprise
- Un modèle Excel de feuille de frais kilométriques