Qu’est-ce qu’un projet ? Quelles sont les principales étapes de la gestion d’un projet en entreprise ? Quelles sont les règles et les bonnes pratiques de la gestion de projet ?
Définition : Un projet est un ensemble d’actions coordonnées en vue d’atteindre un objectif défini à l’avance, dans le cadre de conditions spécifiques telles que les délais, les coûts ou les ressources. Un projet se définit par les éléments suivants :
- Quoi (les actions)
- Qui (les gens concernés)
- Où (les domaines touchés par le projet, voire les lieux)
- Quand (programmation dans le temps, grandes étapes)
- Comment (moyens, méthodes…)
- Combien (le budget)
- Pourquoi (les motifs et les objectifs)
Un projet est par définition novateur et risqué. Il permet d’introduire l’entreprise sur un nouveau marché ou de préparer une nouvelle organisation en vue d’augmenter sa performance. Face à cette part d’inconnu, le projet doit être construit et mené selon une méthode rigoureuse.
Un projet est soumis à des contraintes et à des freins :
- Le temps,
- L’argent,
- Les contraintes internes (résistances, oppositions, risques internes) : évolution de la culture d’entreprise, inquiétude des équipes, risque de désorganisation…
- Les contraintes externes (menaces, risques venant de l’extérieur).
Exemples de projets : la création d’une entreprise, la mise en place d’un outil informatique.
Exemples de projets de développement commercial :
- Constituer une force commerciale en France
- Créer un service export
- Créer et développer une e-boutique
- Entrer dans un nouveau canal de distribution (pharmacie, boutique bio, vente à domicile)
- Développer un réseau de prescripteurs
- Mettre en place une politique de fidélisation clientèle
Cet article présente les notions-clés de la gestion de projet, et notamment les grandes étapes de la gestion d’un projet d’entreprise.
Les bénéficiaires du projet.
Les bénéficiaires du projet sont :
- Les clients,
- Mais aussi les employés de l’entreprise, par exemple la force commerciale,
- La direction de l’entreprise, puisque le projet doit améliorer la performance de l’entreprise, donc augmenter sa valeur.
Le projet doit répondre aux attentes de tous les acteurs concernés !
Le cycle de vie du projet.
On entend souvent dire qu’un projet a un début et une fin. Il faut plutôt percevoir un projet comme quelque chose qui ne se termine jamais, comme le montre la boucle suivante :
Un projet d’entreprise n’est pas hors sol. Il touche au coeur de l’entreprise et s’inscrit dans son évolution permanente, en cohérence avec sa stratégie et son modèle économique. Si le projet réussit, il continuera certainement sous une autre forme.
Le management du projet.
Le projet est sous la responsabilité d’un responsable de projet qui impulse et dirige.
Les membres de l’équipe projet relaient, mais peuvent aussi être force de proposition et d’alerte (suivi, reporting).
Le responsable de projet aura à coeur d’inclure et de fédérer. Il veillera à la qualité du travail en mode projet :
- en stimulant l’intelligence collective,
- en décloisonnant les compétences,
- en fusionnant les talents,
- en garantissant les bonnes relations au sein de l’équipe,
- en harmonisant les charges de travail,
- en sécurisant les collaborateurs.
Les étapes de la gestion de projet.
Voici les principales étapes du déroulement d’un projet :
1) La phase amont : la détection du projet.
Les projets peuvent avoir des causes multiples :
- contexte de l’entreprise,
- constat, intuition,
- problématique particulière,
- besoin interne ou externe.
Au final, il s’agira de définir un projet précis et bien délimité. Un projet doit s’énoncer de façon claire et simple (une ou deux phrases maximum). Un énoncé plus long révèle souvent un projet mal compris ou mal cerné.
2) L’étape de l’analyse.
Cette étape consiste à mener une étude d’opportunité ou de faisabilité :
- Comprendre et analyser le contexte global du projet technique, juridique, commercial, financier, humain,
- Analyser l’existant :
- Analyse des résultats commerciaux et des chiffres de l’entreprise
- Analyse de la concurrence, benchmark, bonnes pratiques
- Analyse de l’environnement et des fournisseurs
- Mesure de la satisfaction client
- Détection de tendances
- Interviews
- Mener une étude de marché,
- Affiner les opportunités et le projet lui-même.
3) L’étape de la proposition et de la planification.
L’étape de l’analyse amène à formuler des propositions et des objectifs précis pour le projet. La méthode du brainstorming peut être utilisée.
La décision de lancer le ou les projets est prise :
- les objectifs sont stabilisés et segmentés,
- l’équipe projet est définie,
- un calendrier est établi.
4) La phase « action ».
Cette étape consiste tout d’abord à choisir les indicateurs de réussite du projet : chiffre d’affaires, taux de satisfaction client, indicateurs de processus (diagramme de Gantt), suivi des écarts…
Durant la mise en oeuvre du projet, le responsable du projet organise les tâches, budgète et planifie ; il est garant de l’exécution des travaux.
5) Suivre le projet et réajuster.
Le suivi de projet consiste à piloter son avancement, en définissant des points de contrôle intermédiaires et en mesurant les résultats finaux :
- Suivi des ressources humaines :
- planification des ressources en compétences, en taux (100%, 50%), en temps (jours-homme),
- planification des ressources internes et externes : si des ressources externes sont mobilisés, des transferts de compétences seront à prévoir,
- le pilotage des ressources humaines du projet consiste à suivre l’adéquation des prévisions à la réalité, et à ré-évaluer les besoins en quantité et compétences.
- Suivi des ressources matérielles et financières :
- planification des ressources : budget et suivi budgétaire
- planification des ressources internes et externes : financement interne ou emprunt ?
- le pilotage des ressources matérielles et financières du projet consiste à suivre l’adéquation des prévisions à la réalité, et éventuellement à ré-évaluer les besoins.
Rassemblés dans un tableau de bord, les indicateurs projet sont de véritables outils de navigation et de décision. Ils permettent de mesurer une situation ou un risque et alertent sur d’éventuelles difficultés.
Voici quelques exemples d’indicateurs projet :
- Indicateurs de ressources :
- Taux d’utilisation des ressources (en %)
- % budget consommé
- Indicateurs d’avancement :
- Tâches réalisées/tâches planifiées
- Jalons (étapes)
- Date de fin initiale
- Date de fin finale
- Avancement en délai (%)
- Nombre de tâches terminées par rapport au nombre de tâches prévues
- Indicateurs de risque :
- Nombre de changements
- Nombre de risques réalisés.
Nous touchons ici à la question de la « qualité » du projet. La démarche qualité doit viser à l’amélioration permanente selon le principe PDCA (plan-do-check-act) : prévoir, faire, vérifier, réagir.
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