Comment animer une réunion projet ? 10 conseils essentiels

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Comment animer une réunion projet ? Quelles sont les meilleures techniques d’animation de réunion projet ? Comment être efficace en réunion de suivi de projet ? WikiCréa vous livre 10 conseils essentiels.

Les réunions sont des moments essentiels dans la conduite d’un projet. Malheureusement, beaucoup de réunions s’avèrent des moments stressants et peu productifs. On estime même que 60% des réunions projet n’aboutissent à aucune décision claire.

Parmi les principaux écueils des réunions projet, citons :

• la difficulté à trancher,
• la peur de prendre position,
• les tensions,
• le non-dit,
• ou encore la difficulté à respecter le timing…

Pourtant, réussir une réunion projet est loin d’être hors de portée si elle est bien pensée au départ et bien préparée.

Voici quelques clés pour animer au mieux vos réunions projet !

Les différents types de réunions projet.

D’abord, toutes les réunions projet ne se ressemblent pas.

Les réunions projet peuvent se tenir pour différentes raisons :

• pour informer,
• pour travailler ou avancer sur un sujet technique,
• pour consulter, par exemple les membres de l’équipe-projet ou les futurs clients/utilisateurs,
• pour prendre des décisions,
• ou tout simplement pour remercier.

Plus précisément, on peut distinguer quatre types de réunions projet :

1. Les réunions de travail ou réunions « techniques » dont le but est d’approfondir des points précis et techniques. Ces réunions peuvent parfois être longues.
2. Les réunions de chantier qui incluent le comité de pilotage du projet (Copil) et les différents responsables de tâches. Le but est de présenter l’avancement du projet et de prendre des décisions importantes. Ce type de réunion dure en moyenne une heure.
3. Les réunions internes à l’équipe projet qui ont pour but de suivre l’avancement des tâches : chaque responsable de tâche présente ses actions et ses difficultés,
4. Les stand-up meetings ou réunions informelles, qui réunissent les membres de l’équipe-projet disponibles, et qui consistent à faire un point rapide sur un sujet précis.

Selon qu’il s’agit d’une réunion de travail, d’une réunion de chantier, d’une réunion d’équipe ou d’une réunion informelle, l’enjeu et le mode d’animation ne sera pas le même…

Les différents types d’intervenants en réunion-projet et leur personnalité.

Les réunions projet rassemblent des individus très différents, sur un mode transversal. Les techniciens côtoient les généralistes, les employés côtoient les managers, les administratifs côtoient les productifs, les ressources externes côtoient les ressources internes…

Il n’est pas toujours facile de se positionner dans un tel environnement : cela peut amener certaines personnalités à se mettre en avant ou au contraire en retrait.

Parmi les personnalités « négatives » qui peuvent se révéler au cours d’une réunion projet, citons les suivantes :

• Le bavard : il faut savoir l’interrompre, mais sans agressivité. Le mieux est de saisir un de ses propos au vol pour rebondir et donner la parole à un autre participant,
• Le silencieux : il convient de l’inciter à prendre la parole, sans lui mettre la pression. Une technique peut consister à le regarder en parlant. Il faudra aussi le mettre en valeur, insister sur son rôle au sein du projet et sur ses compétences,
• L’indifférent : il n’est pas forcément silencieux, mais on ne sait pas réellement ce qu’il pense. Il ne semble pas vraiment concerné. Il conviendra de savoir ce qui pourrait réellement le motiver dans le projet,
• Le déviant : il entraine la discussion vers des questions qui ne sont pas directement en lien avec le sujet. Il ne faudra pas hésiter à le recadrer en rappelant les objectifs de la réunion et l’impératif du timing,
• L’agressif : il peut faire échouer la réunion en instaurant une mauvaise ambiance et une atmosphère de malaise. Il conviendra de garder son calme et d’apaiser le débat en l’incitant à l’objectivité,
• L’opposant : il est celui qui s’oppose à tout, trouvant toujours une raison pour remettre en cause ce qui vient d’être dit. Il peut être intéressant de lui demander de trouver des solutions à ses propres objections afin qu’il se mette en retrait,
• Le technicien : il parle un langage technique qui peut décourager les autres participants et les éloigner de l’objectif à atteindre. Il ne faudra pas hésiter à reformuler ses propos.

Ces personnalités peuvent être source d‘immobilisme, voire de démotivation : sachez les reconnaître et les neutraliser !

Comment animer une réunion projet ? Les différents modes d’animation.

Il existe différentes manières d’animer une réunion-projet :

• le mode participatif : il consiste pour l’animateur à instaurer un véritable débat démocratique, et à laisser le collectif s’exprimer. Cela demande une vraie capacité d’écoute et d’organisation afin d’éviter toute dérive anarchique,
• le mode directif : ici l’animateur-manager dirige clairement la réunion et les débats ; il n’hésite pas à recadrer les participants et à gérer les temps de parole,
• le mode persuasif : ce mode d’animation se caractérise par la volonté de l’animateur de s’impliquer et en même temps de soigner les aspects humains,
• le mode délégatif : ici, la responsabilité de l’atteinte des objectifs fixés en début de réunion est laissée aux participants eux-mêmes. Le manager se met en retrait mais contrôle de près les résultats.

Chacun de ces modes d’animation de réunion comporte ses avantages et ses inconvénients. Le mode participatif pourra être adopté pour les réunions d’équipe ou les réunions de travail. Les réunions de chantier ou de pilotage pourront quant à elles faire l’objet d’un management plus directif.

Dans tous les cas, l’animateur ne devra être ni trop autoritaire, ni trop faible…

Comment animer une réunion projet ? Nos 10 conseils.

Voici quelques conseils pour transformer vos réunions projets en événements ludiques et productifs.

1) Préparez bien votre réunion projet.

• Définissez vos objectifs selon le principe SMART,
• Définissez un ordre du jour simple,
• Définissez la durée la plus courte possible : souvenez-vous qu’un individu normal ne peut maintenir une attention maximale que durant 30 minutes environ,
• Insistez sur la nécessaire ponctualité,
• Définissez votre mode d’animation et vos techniques d’animation : présentations croisées, brainstorming, utilisation d’images « météo », banques aux questions…
• Préparez vos supports d’animation : paper-board, post-it, présentations Powerpoint, vidéo-projecteur…

Recherchez l’originalité, par exemple :

• en invitant des personnalités extérieures charismatiques,
• en déplaçant la réunion dans un endroit insolite,
• ou encore en lançant un défi aux participants, par exemple trouver « 100 idées pour faire mieux ».

2) Invitez les bonnes personnes.

Evitez de solliciter les personnes qui ne sont pas directement concernées par le thème de la réunion. Invitez uniquement les personnes qui peuvent apporter une contribution directe et significative : le compte-rendu permettra d’informer les autres.

3) Réussissez votre entrée en matière.

Il est capital de réussir son entrée en matière. Il faudra pour cela :

• rappeler l’importance et l’enjeu de la réunion,
• rappeler l’ordre du jour et l’ordre des interventions,
• rappeler le timing et les règles du jeu,
• préciser quels sont les résultats attendus en fin de réunion,
• demander aux participants leur accord sur tous ces points afin de s’assurer de leur loyauté.

4) Faites un tour de table.

Le tour de table doit être systématique dès lors qu’un participant est susceptible de ne pas connaître l’ensemble des personnes autour de la table. Le tour de table doit être rapide, mais l’animateur peut rebondir sur certains propos afin d’attirer l’attention sur un intervenant et son rôle dans le projet. L’objectif est que tout le monde prenne la parole au moins une fois.

5) Favorisez les échanges.

Favoriser la discussion et les échanges est primordial pour faire avancer la réunion et arriver à l’objectif final. Il faudra pour cela :

• instaurer un climat détendu,
• gérer les temps de parole,
• insister sur les propos qui sont en lien direct avec le sujet,
• renvoyer au groupe les questions qui vous sont adressées,
• recadrer les interventions hors sujet et les personnalités « déviantes ».

6) Sachez conclure.

Il faut savoir conclure une réunion et vérifier l’atteinte des objectifs, chose qui n’est pas toujours simple. Savoir conclure, c’est convenir des actions à prendre, des personnes responsables et du mode de communication des résultats. Responsabilisez vos participants !

7) Reformulez régulièrement.

La reformulation consiste à reprendre le propos d’un intervenant avec vos propres mots et sans détour, afin de s’assurer de la bonne compréhension de tous. La reformulation permet le plus souvent de faire rebondir le débat, d’éviter les malentendus et d’avancer concrètement dans les solutions.

8) Laissez le silence s’établir.

Si le groupe est peu dynamique ou semble « endormi », il peut être intéressant de laisser s’instaurer le silence. Le silence peut ramener l’attention et certains participants auront naturellement envie de prendre la parole, peut-être pour livrer des idées qu’ils n’osaient pas dire au départ.

9) Sachez choisir votre mode de communication : verbal, non-verbal ou médiatisé.

Le langage verbal (communication orale) est bien sûr largement employé en animation de réunion projet, mais ce n’est pas le seul mode de communication. Le langage non-verbal (postures, gestes, vêtements, mimiques) peut aussi avoir son importance afin d’attirer l’attention sur un point, un risque ou un enjeu particulier. D’autre part, le langage médiatisé peut adoucir l’atmosphère (diffusion d’une vidéo, utilisation d’une présentation Powerpoint…).

10) Sachez réagir en cas de problème au cours de la réunion.

En cas de difficulté (agressivité, tension palpable, refus de participer, longs silences), essayez d’analyser la situation.

Provoquez une pause si nécessaire et essayez de parler aux participants en privé. Restez calme. Si vous êtes attaqué, demandez au groupe de prendre position au lieu de répondre directement.

Voir aussi nos articles :

• La communication de la gestion de projet : principes + exemple de plan de com’
• Vos objectifs sont-ils SMART ?
• Les étapes de la gestion de projet

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