Combien de temps garder les documents de son entreprise ? Quel est le délai de conservation des archives d’entreprise ? Quels papiers conserver et combien de temps ? (factures, comptabilité, bulletins de salaire…)
La question de la conservation des documents de l’entreprise est essentielle. En effet, une destruction trop rapide peut entraîner des difficultés en cas de litige ou de contrôle fiscal.
La loi encadre très précisément les règles et les durées de conservation des documents de l’entreprise.
Voyons combien de temps garder les documents de son entreprise.
Le délai de conservation des documents des ressources humaines.
Le Code du travail, le Code civil et le Code de la Sécurité sociale définissent les durées minimales de conservation des documents de l’entreprise relatifs aux ressources humaines et au personnel :
- Les fiches de paie, bulletins de salaire, contrats de travail, primes, indemnités, soldes de tout compte : 5 ans
- Registre unique du personnel : 5 ans (à compter du départ du salarié)
- Informations relatives aux accidents du travail et à l’inspection du travail : 5 ans
- Informations concernant les régimes de retraite : 5 ans
Combien de temps garder les documents comptables et les factures ?
Les documents comptables (registres, livres, inventaires, justificatifs, comptes de résultat et bilans) doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture comptable.
De même, les factures émises, les factures reçues, les bons de commande, les devis signés, les bons de livraison et les bons de réception doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture comptable.
Le délai de conservation des documents bancaires.
Le Code de commerce impose un délai de 5 ans pour la conservation des documents bancaires : relevés de compte, talons de chéquier, etc.
Combien de temps garder les documents fiscaux ?
Les documents fiscaux et pièces sur lesquels peuvent s’exercer un droit de contrôle de l’administration doivent être conservés au moins 6 ans. Cela concerne les déclarations d’impôt sur les sociétés, BIC, BNC et BA, les impôts locaux, la TVA, la CFE, la CVAE et toutes autres taxes ou impôts.
La conservation des documents commerciaux.
Combien de temps garder les documents commerciaux de son entreprise ?
- Documents de transport de biens et de marchandises : 5 ans
- Contrats et autres documents commerciaux à caractère contractuel : 5 ans après la fin de la relation commerciale
- Documents de douane : 3 ans
Le délai de conservation des documents juridiques.
Combien de temps conserver les documents juridiques de son entreprise ?
- Documents relatifs aux assemblées générales (feuilles de présence, pouvoirs, rapports de gérance, rapports des commissaires aux comptes, etc) : 3 ans après la fin de l’exercice
- Documents des tribunaux et des avocats : 5 ans après la fin du litige
- Documents de protection de la propriété intellectuelle (INPI) : 5 ans après la fin de la protection
- Contrats d’assurance : 2 ans après la fin de la protection
Le délai conservation des documents de formation professionnelle.
Les documents relatifs à la formation professionnelle doivent être conservés au moins 6 ans.
Les documents à conserver après une liquidation judiciaire.
Combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ?
Il est essentiel de conserver les documents d’une entreprise après liquidation ou radiation. Les délais indiqués ci-dessus valent aussi pour les entreprises fermées. D’autre part les statuts et k-bis de l’entreprise fermée doivent être conservés 5 ans à partir de la radiation.