Le coffre fort numérique au service de votre sécurité

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Les progrès du secteur numérique observés durant les décennies 1990 et 2000 se sont accompagnés d’enjeux de plus en plus importants relatifs au partage et à la sécurisation des données. C’est pourquoi, de nouveaux outils numériques ont vu le jour, tels que le coffre fort numérique, la signature ou encore la facture électronique. Que faut-il donc en retenir ?

Le coffre fort numérique

Le coffre fort… voilà un objet qui nous renvoie à nos souvenirs d’enfance. N’évoque-t-il pas dans nos esprits cette boîte emplie de trésors ? Aujourd’hui encore, sa version modernisée, le coffre fort numérique, est là pour protéger ce qui vous est important. Connu du plus grand nombre, on le retrouve souvent dans le cadre des banques en ligne où il sert par exemple à stocker des versions numérisées de vos relevés de comptes. Cependant, les fonctionnalités s’étendent bien au-delà et le coffre fort numérique touche désormais un public de plus en plus large parmi les particuliers comme les professionnels. En effet, cette réinvention remarquable permet également de ranger des documents tels que le bulletin de paie (dont la dématérialisation est encouragée depuis 2017 par la loi El Khomri) ou la facture électronique, sans restriction particulière en nombre. En cela, il est l’allié idéal du comptable, du DRH ou du dirigeant d’entreprises de toute taille. Il va sans dire que tout salarié peut, plus largement, tirer parti d’un coffre fort électronique pour archiver par exemple ses propres bulletins ou contrats de travail.

Un coffre fort numérique se doit d’être simple d’utilisation, intuitif, tout en assurant un haut niveau de sécurité (accès par identifiant et mot de passe requis). Pour que son usage ne soit jamais fastidieux, le coffre fort électronique doit intégrer un certain nombre de fonctions automatisées. Il peut ainsi disposer d’un collecteur qui récupère et trie les documents à votre place selon leur nature et ordre chronologique. Il peut également envoyer de façon autonome des fichiers, tels que des bulletins de paie par exemple. Enfin, votre coffre fort peut gérer lui-même les durées de sauvegarde des pièces qu’il contient, en accord avec les dispositions légales. Il apparaît clairement que cet outil vous permet de gagner substantiellement du temps, mais aussi en compétitivité. C’est pourquoi l’on constate que le coffre fort électronique devient au fil des années un élément indispensable dans la vie informatique d’une entreprise.

Zoom sur les éléments de sécurité

La certification NF 203, délivrée par l’organisme AFNOR, est un gage particulier de sérieux faisant autorité dans le monde de la comptabilité numérisée. Plus précisément, NF 203 CCFN marque le niveau de qualité des coffres forts numériques. Il s’agit d’une assurance de sécurité pour vos données sensibles.

Par ailleurs, certains documents contenus dans les coffres forts électroniques requièrent l’utilisation de la signature électronique. Développé entre les années 1970 et 1990, ce processus a la même valeur légale en France que la signature manuscrite sur papier depuis le 13 mars 2000 (loi 2000-230). Il permet notamment de garantir l’identité des signataires et l’authenticité des documents et peut être utilisé dans le cadre de contrats, de devis, de factures, etc. Les formules de coffre fort les plus avancées proposent aussi cette fonctionnalité connexe puisque la signature et le classement des documents vont généralement de pair.

En résumé et pour conclure, nous pensons que le coffre fort électronique est une solution d’avenir qui présente bien des atouts pour l’entreprise, tant dans sa gestion interne que dans sa relation avec ses clients et fournisseurs.

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